Drug pisarniški sistem je smiselno izbrati, če se poslovna e-pošta, shranjevanje datotek in orodja za sodelovanje bolje prilegajo vsakodnevnemu delovanju tvojega podjetja. Ne primerjaj le aplikacij: pomembni so tudi obdelava podatkov, varnost računov, prenos sporočil in uvajanje sodelavcev. Prava rešitev je lahko celovit paket v oblaku ali ločeno upravljana pošta in gostovanje.

Razumljivo je, da iščeš sistem, v katerem se bodo sodelavci hitro znašli, pošta in datoteke pa bodo zanesljivo dosegljive. Izbrana orodja morajo podpirati tudi obstoječe delovne procese. Prehod je bolj gladek, če selitev in uvajanje načrtuješ vnaprej.

Vodnik predstavi vrste rešitev, med katerimi lahko izbiraš, in jih primerja z vidika poslovne e-pošte, shranjevanja datotek in skupnega dela. Spoznal boš glavna merila za izbiro, nato pa dobiš praktična navodila za selitev podatkov in uvajanje sodelavcev. Tako se boš bolj utemeljeno odločil, kateri sistem ustreza potrebam tvojega malega podjetja.

Orodja za sodelovanje, upravljanje dokumentov in avtomatizacijo

Pri izbiri sistema za sodelovanje e-pošto, dokumente in naloge obravnavaj ločeno. Google Workspace v enem sistemu povezuje Gmail, Drive, Dokumente in Meet. Microsoft 365 podobno ponuja skupno okolje za Outlook, OneDrive, Word in Teams. Pri izbiri alternative za Google Workspace zato ne glej le imen aplikacij. Šteje tudi obstoječa oblika datotek, upravljanje dovoljenj in to, koliko vmesnikov se morajo naučiti sodelavci.

Pri upravljanju dokumentov preveri skupno urejanje, sledenje različicam in ravni dostopa. Prodajno ponudbo lahko na primer ureja več ljudi, do končne datoteke pa imajo dostop le izbrani sodelavci. OneDrive in SharePoint omogočata deljenje datotek v Microsoftovem sistemu, Nextcloud in ONLYOFFICE pa ponujata druge možnosti namestitve in upravljanja. Alternativa za Google Workspace je primerna, če poleg aplikacij pokriva tudi vsakodnevna opravila urejanja. Pred odločitvijo preizkusi deljenje datotek, komentarje in obnovo starejše različice.

Administracija in poslovna orodja zahtevajo ločen pregled. Preveri, ali lahko uporabniški račun, članstvo v skupinah in ukinitev dostopa upravljaš v enem osrednjem vmesniku. Skrbniška vmesnika Microsoft 365 in Google Workspace upravljanje računov povezujeta z aplikacijami. Pri lastnem e-poštnem gostovanju se lahko skrbniški vmesnik in upravljanje pošte razlikujeta od storitve do storitve. Poslovno pošto na domeni je zato mogoče primerjati tudi ločeno od celotnega pisarniškega sistema.

Upravljanje projektov in nalog pogosto poteka v ločenem orodju. Na tablah Trello naloge spremljaš na karticah, v Asani pa so dodeljene projektom. Primerjaj jih z vgrajenimi funkcijami za naloge, na primer s tem, ali lahko opravilo dodeliš neposredno dokumentu. Pri avtomatizaciji si postopek najprej nariši: kdo ga sproži, katere podatke uporablja in kdo odobri naslednji korak. Kadrovska naloga je lahko na primer ustvarjanje računa in dostopov za novega sodelavca.

Neo Mail pride v poštev kot rešitev, osredotočena na poslovno e-pošto, če je pošta glavna potreba. Preveri, ali so koledar, stiki, skupni dokumenti in sledenje nalogam, ki jih potrebuješ pri vsakodnevnem delu, na voljo na istem mestu ali potrebuješ ločene sisteme. Alternativa za Google Workspace je torej lahko celoten pisarniški paket ali kombinacija e-pošte in posebej izbranih orodij.

Rešitev	E-pošta	Upravljanje dokumentov	Upravljanje nalog	Administracija
Google Workspace	Gmail	Drive, Dokumenti	Vgrajena in zunanja orodja	Skupni vmesnik
Microsoft 365	Outlook	OneDrive, SharePoint	Vgrajena in zunanja orodja	Skupni vmesnik
Zoho Workplace	Zoho Mail	Orodja Zoho za dokumente	Možno je tudi ločeno orodje	Upravljanje računov Zoho
Nextcloud	Z ločeno pošto	Deljenje datotek	Dodatne aplikacije	Odvisno od namestitve
ONLYOFFICE	Z ločeno pošto	Pisarniški dokumenti	Z dodatnimi orodji	Odvisno od namestitve
Neo Mail	Osredotočen na e-pošto	Razmisli o ločeni rešitvi	Razmisli o ločeni rešitvi	Odvisno od storitve
Lastno e-poštno gostovanje	Pošta na lastni domeni	Potreben je ločen sistem	Potreben je ločen sistem	Odvisno od storitve

Izberi celoten paket, če sta ti najpomembnejša enotna administracija in deljenje dokumentov. Ločena orodja so lahko smiselna, če potrebuješ namenski sistem za projekte ali kadrovsko področje.

E-pošta, upravljanje dokumentov in shranjevanje v oblaku

V Google Workspace Gmail, Drive in Google Dokumenti delujejo v skupnem vmesniku. Microsoft 365 povezuje Outlook, OneDrive in Word. Oba sistema ponujata poslovno pošto, shranjevanje datotek in spletno urejanje dokumentov. Lastno e-poštno gostovanje pa zagotavlja predvsem poštne predale na tvoji domeni. Za datoteke in pisarniško delo lahko izbereš ločeno aplikacijo. To omogoča bolj prilagodljivo sestavo, vendar lahko upravljanje dostopov poteka v več vmesnikih.

Pri izbiri shrambe v oblaku upoštevaj vrsto datotek in način deljenja. Google Drive in OneDrive podpirata skupno delo z lastnimi pisarniškimi aplikacijami. Pri pogodbi je na primer lahko pomembno ohranjanje komentarjev, sledenje spremembam in nastavitev dovoljenja samo za branje. Nextcloud lahko uporabljaš kot sistem za deljenje datotek, ONLYOFFICE pa lahko zagotovi tudi urejanje dokumentov. Prilagojena nastavitev je koristna, če moraš različno dostopati do finančnih, prodajnih ali vodstvenih dokumentov.

Pred selitvijo naredi popis poštnih predalov in datotek. Zapiši, kateremu računu pripadajo koledar, stiki, skupna mapa ali pravilo za posredovanje. Nato določi vrstni red prenosa in začni na primer s preizkusnim poštnim predalom. IMAP lahko uporabiš za prenos sporočil in map, koledarji in stiki pa lahko zahtevajo ločen izvoz. Pri datotekah preveri lastnika, dovoljenja za deljenje in obliko dokumenta. Tudi dostope do skupnih projektnih map uredi tako, da ekipi ostanejo potrebna dovoljenja.

Za ustvarjanje pisarniških dokumentov lahko Google Dokumente urejaš v brskalniku, Microsoft Word pa uporabljaš v namiznih in spletnih delovnih procesih. LibreOffice je pisarniški paket, ki ga namestiš lokalno, ONLYOFFICE pa ponuja alternativo za upravljanje dokumentov. Ko odpiraš datoteke DOCX, XLSX in PPTX, preveri postavitev, formule in pisave. Zapleten Excelov delovni zvezek ali Wordova predloga se lahko v drugem programu prikaže drugače. Pred dokončnim prehodom odpri nekaj datotek, ki jih uporabljaš pri vsakodnevnem delu.

Lastno e-poštno gostovanje in celoten pisarniški paket ne rešujeta iste naloge. Pri e-poštnem gostovanju so v ospredju poštni predali na domeni, nastavitev poštnih programov in overjanje pošte. Podrobnosti poslovne pošte ti pomaga primerjati s potrebami celotnega pisarniškega sistema pregled rešitev e-poštnega gostovanja. Pri izbiri pretehtaj, ali želiš e-pošto in datoteke upravljati v enem sistemu ali bi raje zgradil delovno okolje iz usklajenih ločenih storitev.

Izbira alternativ, primernih za mala podjetja

Med možnosti za podjetja sodijo Microsoft 365, Zoho Workplace in posebej sestavljen sistem za pošto in pisarniško delo. Najboljša alternativa za Google Workspace je tista, ki ustreza vsakodnevnim nalogam podjetja, ne nujno tista, ki ponuja največ aplikacij.

Merila za izbiro alternative

Najprej zapiši, kaj ekipa dejansko uporablja: Outlook, preglednice, koledar ali skupne mape. Nato primerjaj upravljanje uporabnikov, dovoljenja, mobilni dostop in možnosti sodelovanja. Microsoft 365 je lahko očitna izbira, če sodelavci že delajo v Wordu, PowerPointu in Outlooku. Zoho Workplace ponuja integrirano okolje, ločena pošta in pisarniški program pa lahko zahtevata več nastavitev.

Alternative za Google Workspace za podjetja

Microsoft 365 povezuje Outlook, Word, Excel in PowerPoint. Zoho Workplace združuje aplikacije za pošto in pisarniško delo, zato je lahko primeren za tiste, ki iščejo enotno storitveno okolje. LibreOffice je pisarniški paket za lokalno namestitev, ni pa celovit sistem za poslovno pošto. Alternativa za Google Workspace je torej lahko integriran paket ali sestav ločenih orodij.

Delovni procesi v posameznih panogah imajo različne zahteve. V računovodski pisarni je lahko odločilen natančen prikaz Excelovih formul in preglednic. Pri svetovalni ekipi so lahko v ospredju skupno urejane ponudbe, koledar in dostop za stranke. Pri spletni trgovini sta lahko pomembna deljenje dokumentov o naročilih in dovoljenja sodelavcev. Zato pri izbiri alternative za Google Workspace poleg panoge upoštevaj tudi dejanska vsakodnevna opravila.

Pred uvedbo preizkusi resničen delovni proces. Izberi ponudbo, interno preglednico in skupni vnos v koledar. Odpri jih v sistemu, ki ga preizkušaš, nato preveri oblikovanje, deljenje in obravnavo komentarjev. Pri predstavitvi PowerPoint preglej tudi pisave in animacije. Tako boš videl, kako dobro se izbrana alternativa za Google Workspace prilega vsakodnevnemu delu ekipe.

Za odločitev pripravi kratko primerjavo po teh merilih:

• Pošta: primerjaj Outlook, Zoho Mail in ločeno upravljan poslovni poštni predal.
• Dokumenti: preveri združljivost datotek Word, Sheets in LibreOffice.
• Sodelovanje: preizkusi skupno urejanje, dovoljenja za deljenje in komentarje.
• Administracija: oceni, kako preprosto je ustvariti nov račun ali ukiniti dostop.

Izberi rešitev, ki z dokumenti, ki jih uporabljaš, in delovnimi procesi tvoje panoge deluje z najmanj zastoji.

Cenovno dostopni ponudniki poslovne e-pošte

Pri izbiri poslovne e-pošte poštni predal obravnavaj ločeno od celotnega pisarniškega sistema. Microsoft 365 povezuje Outlook z drugimi Microsoftovimi aplikacijami. Zoho Mail lahko uporabljaš za poslovno pošto, Zoho Workplace pa mu doda še pisarniška orodja. E-poštno gostovanje na lastni domeni je bolj samostojna rešitev, če podjetje potrebuje predvsem službene poštne predale. Namesto cene je smiselno primerjati celoten obseg potrebnih funkcij in skrbniških nalog.

Poleg pošte preveri tudi koledar in vsakodnevno komunikacijo. Outlook obravnava povabila v koledarju in delovne procese po e-pošti, druga orodja Microsoft 365 pa lahko povežeš tudi z dokumenti. Koledar Zoho Mail je del e-poštnega okolja. Če ekipa za videoklice uporablja ločeno aplikacijo, na primer Microsoft Teams, preveri tudi upravljanje računov in povabil. Pri izbiri šteje, da sestanek s stranko, njegov dogodek v koledarju in poznejša izmenjava sporočil ostanejo sledljivi.

Naslov na domeni, na primer info@cegnev.hu, daje enotno poslovno podobo. Da pošta deluje, moraš v nastavitvah DNS domene zapise MX, ki določajo pot sporočil, nastaviti na vrednosti ponudnika e-pošte. Zapisa SPF in DKIM podpirata overjanje odhodne pošte. Pravila DMARC določajo, kako naj se obravnavajo neoverjena sporočila. Registracija domene in storitev poštnega predala sta ločeni nalogi, zato vodi evidenco tudi o podaljšanjih in dostopih.

Razlika med ponudniki se kaže tudi v sestavi paketov in podpori. Microsoft 365 združuje več pisarniških aplikacij, kar je koristno, če ekipa dela v Outlooku, Wordu in PowerPointu. Skupno urejanje diapozitivov in preglednic lahko poteka v enem delovnem okolju. Ob ločenem e-poštnem gostovanju pa lahko sam izbereš ločen koledar, urejevalnik dokumentov ali orodje za videokomunikacijo. Takšna sestava lahko pomeni več računov pri ponudnikih in več nastavitev.

• Microsoft 365: izberi ga, če ti je pomembna skupna uporaba Outlooka in pisarniških aplikacij.
• Zoho Mail: pretehtaj ga, če iščeš poslovno pošto in se ekipi prilegajo tudi orodja Zoho Workplace.
• E-pošta na lastni domeni: upoštevaj jo, če želiš pošto in pisarniške aplikacije upravljati ločeno.

Pred uvedbo ustvari preizkusni naslov, pošlji sporočilo na zunanji naslov, nato preizkusi odgovor, povabilo v koledarju in prijavo z mobilnega telefona. Pregled nastavitev domene ti pomaga določiti, katera storitev se prilega obstoječemu sistemu. Izbira prave možnosti registracije domene je pomemben korak, če želiš uporabljati lasten službeni naslov.

Selitev podatkov in uvajanje sodelavcev ob prehodu

Za selitev z Google Workspace k drugemu ponudniku posebej načrtuj prenos sporočil, datotek, koledarjev in stikov. E-pošto lahko preseliš s selitvijo prek IMAP ali z namenskim orodjem za selitev. Google Takeout omogoča izvoz podatkov, vendar moraš izvožene elemente v novem sistemu urediti posebej.

Pred prehodom naredi popis poštnih predalov Gmail, map Drive in deljenih datotek. Zapiši lastnike računov, pravila za posredovanje, koledarje in skupinske naslove. Pri skupni projektni mapi je treba poleg datotek urediti tudi dostope. Selitev sporočil sama po sebi ne prenese vseh nastavitev deljenja Google Dokumentov.

1. Zabeleži izhodiščno stanje. Pripravi seznam naslovov Gmail, oznak, koledarjev in podatkov v Drive. Označi pomembne skupinske poštne predale in dokumente, deljene z zunanjimi partnerji.
2. Izberi način prenosa. IMAP lahko uporabiš za selitev sporočil in map, če oba sistema podpirata dostop. Izvoze Google Takeout preveri posebej, saj se lahko sporočila in datoteke pojavijo v različnih oblikah.
3. Preizkusi z enim računom. Preizkusi dohodno in odhodno pošto, priponke in strukturo map. Pri koledarju preveri tudi dogodke in povabljene udeležence.
4. Preusmeri pošto domene. V nastavitvah DNS moraš vnesti zapise MX novega sistema. Nato preveri nastavitve SPF in DKIM ter rezultate pošiljanja.
5. Preveri rezultat selitve. Primerjaj vsebino poštnih predalov, odpri vzorčne datoteke in poskusi poslati sporočilo na zunanje naslove.

Uvajanje je učinkovitejše, če sodelavci dobijo navodila, vezana na konkretne naloge. Pokaži jim na primer, kje najdejo oznake v novem poštnem sistemu, kako delijo dokument in kako sprejmejo povabilo v koledarju. Pri prehodu na Microsoft 365 se posveti tudi uporabi Outlooka in OneDrive. V večjem organizacijskem okolju določi odgovorne za upravljanje dostopov in administracijo.

• Osnovne naloge: prijava, pošiljanje sporočil, odgovarjanje in nastavitev podpisa.
• Timsko delo: deljenje dokumentov, dovoljenja in uporaba skupnega koledarja.
• Varnost: močno geslo, prijava v dveh korakih in prepoznavanje sporočil za lažno predstavljanje.

Za osnovne delovne procese lahko pripraviš kratka navodila s posnetki zaslona. O naprednih funkcijah programov lahko pripraviš ločeno predstavitev, tako da vsakodnevna uporaba ostane pregledna. Če ekipa dela na več lokacijah, naj bodo ista navodila na voljo vsem delovnim skupinam. Tako lahko sodelavci tudi na različnih napravah sledijo enakim korakom.

aWh: spletno gostovanje

aWh je lahko naraven naslednji korak, če tvoje podjetje potrebuje spletno gostovanje ali lastno domeno, pošto in pisarniške aplikacije pa bi izbral posebej. Spletno gostovanje podpira delovanje spletnih strani podjetij, registracija domene pa zagotavlja lasten internetni naslov. Če to upravičujejo potrebe projekta po virih ali tehnično okolje, prideta v poštev tudi KVM VPS in Windows VPS.

Poslovno pošto in gostovanje spletne strani izberi ločeno, nato oceni, katera infrastruktura se prilega tvojemu sistemu. Tako med iskanjem alternative za Google Workspace ne pozabiš, da za spletno prisotnost morda potrebuješ tudi ločeno gostovanje.

Oglej si možnosti aWh na strani www.awh.hu.

Načrtuj naslednji korak

Prehod je dobra priložnost, da ločiš poslovno pošto, shranjevanje datotek in spletno prisotnost. Ni ti treba zamenjati vseh sistemov hkrati. Najprej določi, kateri delovni proces povzroča največ težav, nato zanj izberi primerno rešitev. Tako lahko prehod razporediš v času, sodelavci pa nove vmesnike spoznavajo postopoma.

Pri izbiri alternative za Google Workspace razmisli tudi, kakšno infrastrukturo potrebujeta tvoja spletna stran in domena. aWh ponuja spletno gostovanje, KVM VPS in registracijo domen, ki podpirajo spletno delovanje podjetja. Kot naslednji korak preglej svoj trenutni sistem in načrtovane spremembe.

Prosi ekipo aWh za pomoč in nadaljuj proti rešitvi, ki ustreza potrebam tvojega podjetja.

Pogosta vprašanja

Na kaj moraš paziti pri alternativah za G Suite?

Ne primerjaj le števila aplikacij, temveč tudi, kako se prilegajo obstoječim delovnim procesom. Pri izbiri alternative za Google Workspace preveri izvoz datotek, način ukinitve računov in možnost večfaktorske prijave. Iz računa sodelavca, ki odhaja, je treba na primer predati tudi dogodke v koledarju in deljene dokumente. Preizkusi resnične naloge ekipe, ne le predstavitvenih datotek.

Katera alternativa za Google Workspace ponuja službeno e-pošto na lastni domeni?

Za službene naslove na lastni domeni lahko uporabiš Microsoft 365, Zoho Mail in tudi lastno e-poštno gostovanje. Pravo možnost določa to, ali želiš pošto upravljati samostojno ali skupaj s pisarniškimi aplikacijami. aWh ponuja tudi e-poštno gostovanje, ki omogoča uporabo profesionalnih službenih naslovov. Za naslov info@cegnev.hu je na primer treba uskladiti domeno in nastavitve pošte.

Katere vidike varstva podatkov in GDPR moraš upoštevati pri izbiri alternative?

Preveri, kje se hranijo poslovni podatki, kdo lahko dostopa do njih ter kako jih je mogoče izbrisati ali izvoziti. Z vidika GDPR preglej pogoje obdelave podatkov, vlogo podizvajalcev in opis obravnave incidentov. Dostop omeji glede na delovno mesto in vklopi večfaktorsko overjanje. Vsem uporabnikom poštnih predalov na primer ne dodeli samodejno dostopa do finančnih dokumentov.

• alternativa google workspace
• poslovna e-pošta
• shramba v oblaku
• cpanel
• sodelovanje
• mala podjetja
• varnost podatkov