E-poštno gostovanje ni nič drugega kot posebna storitev spletnega gostovanja, ki na primer podjetjem omogoča vodenje poslovne e-pošte na visoki ravni.

Njegova največja prednost je, da podjetjem daje veliko resnosti, saj e-pošta poteka z naslovov z lastnim domenskim imenom, kar dokazano povečuje zaupanje, posredno pa podpira tudi gradnjo blagovne znamke.

Dobro e-poštno gostovanje ima lahko številne prednosti, vendar le, če znamo izbrati pravega. To je največkrat večja težava, zato ti v članku želimo pomagati, katera merila upoštevati pred nakupom.

Če iščeš zanesljivo gostovanje za svojo e-pošto, klikni naslednjo povezavo: e-poštno gostovanje.

Brezplačen naslov, račun ob gostovanju ali ločeno e-poštno gostovanje?

Za poslovno e-pošto lahko v osnovi izbiraš med tremi rešitvami:

	Brezplačen poštni predal	Račun ob spletnem gostovanju	Ločeno e-poštno gostovanje
Naslov	@gmail.com, @yahoo.com	lastna domena	lastna domena
Cena	brezplačno	v ceni gostovanja	posebna cena
Viri	ponudnikovi	skupni s spletno stranjo	le za e-pošto
Podpora	običajno je ni	ponudnika gostovanja	ponudnikovi

• Brezplačen poštni predal: primeren za zasebno uporabo, za podjetje manj. Naslov s končnico @gmail.com ne nosi imena tvojega podjetja, in če do računa ne moreš dostopati, nimaš koga prositi za pomoč.
• Račun ob spletnem gostovanju: v večini paketov spletnega gostovanja lahko ustvariš tudi poštne predale z lastno domeno. To je udobno in poceni, vendar e-pošta teče na skupnem prostoru in virih s spletno stranjo, zato velikost poštnih predalov zmanjšuje prostor spletne strani. Manjšemu podjetju z nekaj poštnimi predali pogosto zadošča tudi to.
• Ločeno e-poštno gostovanje: e-pošta dobi svoj paket, neodvisno od spletne strani. Splača se, če potrebuješ veliko poštnih predalov, so sporočila velika ali spletna stran teče drugje (na primer na platformi za spletne trgovine).

V podjetju proti brezplačnemu poštnemu predalu govori tudi nadzor: poslovni naslovi ostanejo podjetju, tudi ko sodelavec odide, poštni predal lahko predaš, preusmeriš ali arhiviraš. Brezplačen račun lahko ponudnik poleg tega brez obrazložitve omeji ali začasno ustavi, pri naročeni storitvi pa jamčijo razpoložljivost.

Katero koli izbereš, za naslov z lastno domeno najprej potrebuješ domensko ime.

Glavna merila pri izbiri e-poštnega gostovanja

Velikost e-poštnega gostovanja

Če želimo e-poštno gostovanje, ki v največji meri ustreza našim zamislim, je prvo in najpomembnejše, kar moramo pogledati, velikost. Na srečo se je v ponudbi ponudnikov v tem pogledu najlaže znajti.

Razlog je, da vsi ponujajo manjše in večje rešitve, tako da se naročniki lahko odločijo, katera bo zanje idealna izbira. Prav tu pa je težava: mnogi ne vedo, kateri prostor zadošča in kateri je premalo ali preveč?

Manjšemu podjetju lahko na primer zadošča že 5–10 GB na račun, pod to ni vredno iti, večjim pa je nepogrešljivo tudi 50–100 GB e-poštnega gostovanja, zlasti če je pri delu veliko računov in pošiljanja večjih datotek.

Seveda lahko kupimo tudi neomejeno e-poštno gostovanje, v tem primeru pa vedno upoštevajmo, ali se nam splača oziroma ali bo podjetje toliko zraslo, da bomo neomejenost lahko izkoristili.

Nad določeno ravnjo, pri zelo veliko oddelkih, pri posebnih ponudnikih ali spletnih trgovinah na primer to običajno sploh ni vprašanje.

Vsaj tako pomembno je, da je paket pozneje mogoče brez težav razširiti in da ti ni treba brisati starih sporočil, ko se napolni. Pri aWh se paket Mail Start začne s 5 GB, Mail Medium ponuja 15, Mail Business 35, Mail Pro pa 50 GB prostora, na večjega pa lahko kadar koli preklopiš, ne da bi se e-pošta ustavila.

Podpora za lastno domensko ime

Čeprav se zavedamo, da mnogi e-poštno gostovanje iščejo prav zato, ker želijo e-poštni naslov z lastnim domenskim imenom, in to zagotavlja večina ponudnikov, moramo podporo za domensko ime vseeno posebej izpostaviti, saj ni vedno tako.

To pomeni, da lahko z e-poštnim gostovanjem ustvarimo povsem edinstvene e-poštne naslove z blagovno znamko, tudi za vsakega pomembnejšega zaposlenega ali oddelek.

Tako lahko dobimo na primer e-poštne naslove, kot so info@imepodjetja.si, sales@imepodjetja.si ali imedirektorja@imepodjetja.si.

Zanesljivost in razpoložljivost

Pri e-poštnem gostovanju je razpoložljivost prav tako pomembna kot pri običajnem spletnem gostovanju, nanjo je treba paziti morda še bolj, saj pri poslovni e-pošti ne sme biti napak ali večjih izpadov, zagotovljena mora biti neprekinjeno.

Ne moremo namreč vedeti, kdaj bo prišlo pomembno povpraševanje ali stranka, katere sporočilo ne pride do nas ali nanj ne moremo pravočasno odgovoriti prav zato, ker gostovanje ne deluje.

Zelo pomembno je, da e-poštno gostovanje stranki zagotavlja vsaj 99 % razpoložljivost; to na letni ravni dovoljuje največ približno tri dni in pol izpada, zato je bolje izbrati ponudnika z 99,9 %, kar pomeni manj kot devet ur na leto.

Vzdrževanj seveda ne moremo šteti sem, vendar se ti posegi izvajajo prav zato, da strežniki vedno dobro delujejo in strežejo naši e-pošti, torej da ni nepričakovanih izpadov. Večina ponudnikov ta vzdrževanja poleg tega običajno izvaja zunaj konic, torej jih poskuša prilagoditi na primer nočnim uram.

Na varnost je treba biti posebej pozoren

Pri izbiri e-poštnega gostovanja je nujno paziti na varnost, saj internet danes prepleta vse, kibernetski napadi pa so vsakdanji, in tega si ne more privoščiti niti malo podjetje, še posebej ne pri e-pošti.

Zato je močno priporočljivo paziti na dejavnike, kot je ta, da ima e-poštno gostovanje močno zaščito pred virusi in neželeno pošto, ki jo lahko nato mi ali naš sistemski skrbnik s programskimi nastavitvami še zaostrimo oziroma izpopolnimo.

Nikakor ni slabo, če ima e-poštno gostovanje potrdilo SSL/TLS, saj to zagotavlja šifriran prenos podatkov, tako da je poslovna e-pošta vedno čim bolj varna in vanjo razen pošiljatelja in prejemnika ne more pogledati nihče drug.

Poleg tega z vidika varnosti ni slabo, če je zagotovljena 2FA, torej dvostopenjsko preverjanje pristnosti, pa tudi varnostne kopije, saj bi bila velika težava, če bi poslovna e-pošta iz kakršnega koli razloga čez noč povsem izginila.

E-pošta je dostopna od vsepovsod

Pri e-poštnem gostovanju, namenjenem podjetju, je pri izbiri pomembno, da je e-pošta dostopna od vsepovsod, pa ne le od kjer koli, temveč mora biti razjasnjeno tudi vprašanje kadar koli.

Zato je pri izbiri pomembno upoštevati neodvisnost od platforme, kar v našem primeru pomeni, da je e-pošta enako dostopna z namiznega računalnika kot iz mobilne aplikacije, zato je nujna tudi podpora za IMAP/POP3.

V podjetju je namreč pogosto, da nekateri zaposleni potujejo in niso za svojim računalnikom. Takrat je prekinitev poslovne komunikacije nedopustna, saj morajo tudi na službenih poteh ostati v stiku z drugimi sodelavci.

Glede na konkretne potrebe je koristno, če je e-poštno gostovanje združljivo z Outlookom in Thunderbirdom ter zna komunicirati tudi z več mobilnimi odjemalci.

Ponuja preproste možnosti upravljanja

Katere možnosti upravljanja je treba upoštevati pri izbiri e-poštnega gostovanja? Predvsem osnovne funkcije, ki omogočajo na primer upravljanje uporabnikov, menjavo gesla ali ustvarjanje novih računov.

To je zelo pomembno, saj tudi v manjšem podjetju poslovno e-pošto upravlja več ljudi, e-poštno gostovanje pa zmore upravljati skoraj neomejeno število računov, tako da imajo lahko imenski e-poštni naslov ne le vodstvo, temveč tudi posamezni oddelki in vodje skupin.

Poleg tega preproste možnosti upravljanja pomagajo tudi, da je e-poštni naslov po potrebi mogoče ukiniti ali spremeniti, torej da osebi, ki upravlja sistem, poleg beleženja nudijo popoln dostop.

Udobne funkcije: vzdevki, posredovanje, koledar

Poleg spletne pošte so koristni skupni koledar in imenik, samodejni odgovor (na primer med dopustom), posredovanje sporočil, vzdevki (na primer naslovi racuni@ ali ponudba@, ki prispejo v obstoječ poštni predal) in filtri. Z njimi lahko tudi majhna ekipa urejeno upravlja skupne naslove. E-poštnemu gostovanju aWh pripadajo koledar in imenik, vgrajena v spletno pošto Roundcube, glede na paket 50–500 vzdevkov, neomejeno posredovanje in filtri sporočil.

Zelo pomembni sta podpora in služba za stranke

Pri e-poštnem gostovanju je nujno, da uporabniki od ponudnika dobijo ustrezno podporo. To najbolj zagotavlja služba za podporo strankam, ki je lahko pri ponudniku gostovanja ključen vidik.

Razlog ni nič drugega kot to, da poslovna komunikacija vedno ostane dostopna in da se uporabniki ob težavi lahko na nekoga obrnejo in prosijo za pomoč, pri čemer možnosti s tega vidika nikakor niso zanemarljive.

Pomembno je lahko na primer, kako je mogoče doseči podporo. Le prek klepeta, e-pošte ali tudi po telefonu? Imajo na primer podporo v tvojem jeziku? Če so dosegljivi le v pisni obliki, kako hitro odgovorijo in kako učinkoviti so?

To je posebej pomembno ne le pri spletnem gostovanju, temveč tudi pri e-poštnem gostovanju, saj je tekoča komunikacija eden od temeljev uspeha.

Bodimo pozorni na razširljivost in integracijo

Pri izbiri e-poštnega gostovanja sta izjemno pomembni merili tudi razširljivost in integracija. Kaj to pomeni v praksi?

Vprašanje razširljivosti v osnovi ne potrebuje posebne razlage. Podjetja v optimalnem primeru čez nekaj časa prerastejo svoje e-poštno gostovanje, razen če so izbrala neomejeno možnost, in v takih primerih je razširljivost nepogrešljiva.

Integracija je nekoliko zapletenejše vprašanje. O dobro povezljivem e-poštnem gostovanju lahko govorimo, če omogoča povezovanje z drugimi storitvami, na primer z mapo Drive, CRM ali koledarjem.

K integraciji spada tudi to, ali e-poštno gostovanje podpira skupinske dejavnosti, na primer ali ga je mogoče povezati z Google Workspace ali Microsoftovimi pisarniškimi orodji za poslovno komunikacijo in delo.

Naj bo mogoče varnostno kopiranje in obnovitev podatkov

Nazadnje, a nikakor ne najmanj pomembno, moramo biti pozorni tudi na to, ali e-poštno gostovanje omogoča varnostno kopiranje podatkov in ob težavi njihovo preprosto obnovitev, in to brez večjih izgub.

To je pomembno, ker se v poslovni e-pošti izmenja ogromno pomembnih informacij in veliko podatkov, ki so nujni za učinkovito delovanje in ohranjanje prilagodljivosti delovnih postopkov.

Čeprav pri e-poštnih gostovanjih ob ustrezni varnosti in zaledju redko pride do težav z večjo izgubo podatkov, v dobi kibernetskih napadov nihče ne more biti dovolj buden.

Zato je pomembno paziti na primer na to, ali e-poštno gostovanje zagotavlja redne varnostne kopije. Z dnevnimi samodejnimi varnostnimi kopijami je mogoče postopek popolnoma avtomatizirati in ob morebitni težavi dobiti popolno varnost.

Zato upoštevajmo tudi možnosti obnovitve. Čeprav običajno gredo z roko v roki z varnostnimi kopijami, se lahko zgodi, sicer zelo redko, da obnovitev ni zagotovljena, temveč le to, da je prejšnjo e-pošto mogoče shraniti.

Izberimo torej e-poštno gostovanje, ki zagotavlja redno varnostno kopiranje e-pošte in ob težavi njeno popolno obnovitev, da v poslovni komunikaciji nikoli ne pride do trajnega izpada.

Ocena potreb: koliko poštnih predalov in koliko prostora potrebuješ?

Preden izbereš paket, odgovori na ta vprašanja:

• Koliko poštnih predalov potrebuješ? Zapiši sodelavce in računaj tudi z rastjo ter nekaj rezervnimi računi.
• Kako velika so sporočila in priponke? Pisarniškemu sodelavcu lahko zadošča 5–10 GB na račun, oblikovalec, ki redno pošilja velike datoteke, pa lahko potrebuje večkratnik tega.
• Ali potrebujete skupne naslove? Za naslove info@, pisarna@ ali narocila@ ni vedno potreben ločen poštni predal: s posredovanjem ali kot vzdevek lahko prispejo v enega ali več obstoječih računov.
• S katerim programom pošiljate e-pošto? Če sporočila berete na več napravah (računalniku in telefonu), uporabljajte IMAP, saj na vseh napravah ohranja mape usklajene.

Osnove varnosti: SPF, DKIM, DMARC in dvostopenjska prijava

Poleg filtriranja neželene pošte in virusov trije zapisi DNS odločajo, ali so tvoja sporočila po mnenju prejemnikovega strežnika videti zanesljiva in ali lahko kdo drug pošilja sporočila v tvojem imenu:

• Zapis SPF določa, kateri strežniki smejo pošiljati sporočila s tvoje domene.
• DKIM z digitalnim podpisom potrdi, da sporočilo na poti ni bilo spremenjeno.
• DMARC prejemnemu strežniku pove, kaj naj stori s sporočili, ki ne prestanejo obeh preverjanj.

Poleg gesla dodatno plast zaščite daje dvostopenjska prijava: na gostovanju cPanel jo za svoj račun vklopiš takole. Poslovno e-pošto upravljaj na telefonu, ki ima nastavljeno zaklepanje zaslona in šifriranje, v javnem omrežju Wi-Fi pa le prek VPN. Če se naprava izgubi, takoj spremeni gesla pripadajočih poštnih predalov.

Menjava ponudnika: tako se e-pošta preseli

Če že imaš poslovni naslov, je menjava sestavljena iz treh korakov: kopiranje obstoječih sporočil v nove poštne predale (s sinhronizacijo IMAP), preklop zapisov MX domene na novega ponudnika in nazadnje nastavitev e-poštnih programov z novimi podatki strežnika. Celoten postopek opisuje naš vodnik po selitvi e-pošte.

• e-pošta
• izbira gostovanja
• spletno gostovanje
• izbira domene
• za začetnike