Selitev pošte od enega ponudnika k drugemu se lahko zdi zastrašujoča: nihče noče, da bi se na dan selitve izgubila sporočila ali da stara sporočila, mape in imeniki ne bi bili preneseni. Z dobro pripravo pa je prehod nekaj ur dela in uporabniki od njega skoraj ničesar ne opazijo.

V tem vodniku pregledamo, kdaj in zakaj je vredno zamenjati ponudnika, kako se pripraviš, s katerimi metodami je mogoče prenesti sporočila, kako časovno načrtuješ preklop DNS in kaj preveriti po njem.

Kdaj je vredno seliti?

• Nabiralnik je poln in ga pri trenutnem ponudniku ni mogoče gospodarno razširiti.
• Težave z dostavo: tvoja sporočila pogosto končajo v mapi z neželeno pošto ali je strežnik ponudnika pristal na črnem seznamu.
• Manjkajoče funkcije: ni ustreznega filtriranja neželene pošte, spletne pošte, koledarja, varnostnih kopij ali pa SPF, DKIM in DMARC ni mogoče nastaviti.
• Ločitev: pošta je bila doslej na gostovanju spletne strani in jo želiš osamosvojiti, da selitev ali napaka spletne strani ne vpliva na sporočila.
• Cena ali podpora: podpora je draga, počasna ali nerazumljiva.

Priprava

1. Popis

Zapiši:

• vse nabiralnike in njihova gesla (ali za čas selitve od starega ponudnika zahtevaj nova gesla),
• vzdevke, preusmeritve in skupinske naslove (na primer info@ → več sodelavcev),
• samodejne odgovore, pravila filtrov,
• velikost nabiralnikov, da bo novi paket dovolj velik,
• sisteme, ki pošto pošiljajo prek starega strežnika (obrazec spletne strani, spletna trgovina, program za izdajanje računov, tiskalnik, optični bralnik).

2. Nova storitev

Naroči novo pošto in na novem strežniku ustvari enake nabiralnike z istim naslovom. E-poštno gostovanje aWh je na voljo v paketih od 5 GB do 50 GB, z dnevno varnostno kopijo, filtriranjem neželene pošte, spletno pošto, koledarjem in imenikom, od 10,88 € na leto (brez DDV).

3. Znižanje TTL

Dan ali dva pred selitvijo znižaj TTL zapisa MX domene na 300 sekund (tam, kjer trenutno upravljajo DNS). Tako bodo poštni sistemi po preklopu nov strežnik začeli uporabljati v nekaj minutah, ne po več urah.

4. Obveščanje

Sodelavcem povej, kdaj bo menjava in kaj morajo narediti po njej (na primer nove nastavitve strežnika na telefonu).

Prenos sporočil

Sinhronizacija IMAP z orodjem (priporočljivo)

Če tako stari kot novi strežnik uporabljata IMAP, je sporočila skupaj s strukturo map mogoče kopirati s strežnika na strežnik, ne da bi se dotaknili računalnikov uporabnikov. Najbolj razširjeno orodje je brezplačni imapsync:

imapsync \
  --host1 regi-mailszerver.hu --user1 info@cegnev.hu --password1 'REGI_JELSZO' \
  --host2 mail.uj-szolgaltato.hu --user2 info@cegnev.hu --password2 'UJ_JELSZO'

imapsync kopira le manjkajoča sporočila, zato ga je mogoče zagnati večkrat: najprej pred selitvijo (ta prenese stara sporočila in lahko traja tudi več ur), nato pa po preklopu DNS še enkrat (ta prinese nekaj sporočil, ki so med preklopom prispela na stari strežnik). Veliko ponudnikov, tudi aWh, prenos nabiralnikov na zahtevo opravi; za to odpri zahtevek s podatki starih računov.

S poštnim programom

Pri malo nabiralnikih lahko sporočila kopiraš tudi s poštnim programom (Thunderbird, Outlook): dodaj stari in novi račun prek IMAP ter mape povleci iz starega v novega. Preprosto, a pri veliko sporočilih počasno, pri velikih računih pa se je lahko zmotiti.

Računi, ki uporabljajo POP3

Če so uporabniki doslej sporočila s POP3 prenašali na svoj računalnik, stara sporočila niso na strežniku, temveč na njihovem računalniku. V tem primeru novi račun nastavi prek IMAP, stara sporočila pa v poštnem programu iz lokalnih map naloži v novi nabiralnik. Kdaj je vredno uporabiti kateri protokol, opisuje članek o izbiri med POP in IMAP.

Imenik in koledar

Te izvozi iz starega sistema (v formatih vCard in iCalendar) in jih uvozi v novega. Če jih hrani poštni program ali telefon, ostanejo tudi tam.

Preklop DNS

Pošta se dejansko preseli, ko zapis MX domene pokaže na novi strežnik. Preklop načrtuj izven delovnega časa.

1. Zaženi prvo sinhronizacijo in preveri, ali so preneseni vsi nabiralniki.
2. Zapis MX preklopi na novi strežnik. Če k novemu ponudniku preneseš tudi imenske strežnike, se pred tem prepričaj, da so v novem območju poleg MX tudi vsi drugi zapisi (A, CNAME, TXT, SPF, DKIM, DMARC, preverjalni zapisi).
3. Posodobi zapis SPF z novim poštnim strežnikom, nastavi DKIM s ključem novega ponudnika in preveri, ali zapis DMARC obstaja.
4. Čez nekaj ur še enkrat zaženi sinhronizacijo, da se prenesejo tudi sporočila, ki so med preklopom prispela na stari strežnik.
5. Stare storitve ne odpovej takoj: obdrži jo nekaj dni, dokler nisi prepričan, da vsa sporočila prihajajo na novi strežnik.

O zapisih MX in DNS govori vodnik o upravljanju zapisov DNS; korake za spremembo zapisa MX v cPanelu opisuje članek o spremembi zapisov MX v cPanelu.

Ali se med preklopom izgubijo sporočila? Ne, če stari strežnik še deluje: med preklopom nekatera sporočila še prispejo na starega, druga pa že na novi strežnik, druga sinhronizacija pa jih zbere. Strežniki pošiljatelji ob začasni napaki poskusijo večkrat, zato tudi kratek izpad ne pomeni izgube pošte.

Preklop naprav

Po selitvi je treba poštne programe in telefone uporabnikov preklopiti na podatke novega strežnika: na ime dohodnega (IMAP) in odhodnega (SMTP) strežnika, vrata (IMAP 993 SSL/TLS, SMTP 465 SSL/TLS ali 587 STARTTLS) in novo geslo. Najpreprosteje je, da stari račun odstraniš in ga dodaš kot novega. Za nastavitev imamo članke v bazi znanja za Outlook, Thunderbird ter iPhone in Android.

Ne pozabi na obrazce spletne strani, spletno trgovino, program za izdajanje računov in vse druge sisteme, ki so pošto pošiljali prek starega strežnika: tudi pri njih je treba vnesti nove podatke SMTP.

Preverjanje

• Pošlji sporočilo od zunaj (na primer z računa Gmail) na vsak pomemben naslov in nanj tudi odgovori.
• Preveri vzdevke, preusmeritve, samodejne odgovore.
• V izvorni kodi (glavi) sporočila preveri, ali SPF, DKIM in DMARC dajejo rezultat »pass«, ali uporabi storitev za preverjanje (na primer mail-tester.com).
• Čez nekaj dni preveri, ali na stari strežnik še prihaja pošta; če ne, ga lahko odpoveš.

Pogoste napake

• Preklopiš le MX, ne pa SPF: tvoja odhodna sporočila pristanejo v mapi z neželeno pošto, ker novega strežnika ni v SPF.
• Dva zapisa SPF: SPF postane neveljaven. Vedno ju združi v en zapis.
• Pozabljeni vzdevki in preusmeritve: sporočila, poslana na nekatere naslove, se izgubijo.
• Majhen nov nabiralnik: sinhronizacija se prekine, ker je kvota polna.
• Prezgodaj odpovedana stara storitev: sporočila, ki so med preklopom prispela tja, se izgubijo.
• Menjava imenskih strežnikov brez prenosa celotnega območja: izpade lahko tudi spletna stran ali preverjalni zapis.

Povzetek

Dobro pripravljena selitev e-pošte je nekaj ur dela: popis, ustvarjanje novih nabiralnikov, nizek TTL, sinhronizacija s strežnika na strežnik, preklop MX, posodobitev SPF/DKIM/DMARC, druga sinhronizacija in preklop naprav. Staro storitev odpovej šele, ko vsa sporočila že prihajajo na novi strežnik.

Na e-poštno gostovanje aWh nabiralnike na zahtevo preselimo mi. Oglej si pakete e-poštnega gostovanja

Pogosta vprašanja

Koliko časa traja selitev e-pošte?

Kopiranje sporočil traja glede na velikost nabiralnikov od nekaj minut do nekaj ur, preklop MX pa se razširi v nekaj minutah, če si pred tem znižal TTL. Celoten postopek je običajno mogoče zaključiti v enem delovnem dnevu.

Ali se moja sporočila izgubijo, če spremenim imenske strežnike?

Ne, če so v novem območju tudi zapisi za pošto (MX, SPF, DKIM, DMARC) in stari strežnik med preklopom še deluje. Druga sinhronizacija prenese tudi sporočila, ki so v prehodnem obdobju prispela na stari strežnik.

Ali se prenesejo mape in stanje prebrano/neprebrano?

S sinhronizacijo IMAP da: prenesejo se tako struktura map kot oznake sporočil.

Kaj bo s starimi sporočili, prenesenimi s POP3?

Ta so na računalniku uporabnika. Ko novi račun nastaviš prek IMAP, jih lahko v poštnem programu naložiš na strežnik, tako da bodo dostopna z vseh naprav.

Ali morajo uporabniki karkoli narediti?

Običajno morajo le poštni program in telefon preklopiti na podatke novega strežnika. Njihova sporočila prenese sinhronizacija s strežnika na strežnik.

Ali sporočila preselite vi?

Da, paketom gostovanja aWh pripada brezplačna selitev. Odpri zahtevek s podatki za dostop do starih nabiralnikov in sporočila bomo prenesli.

Ali lahko z novega e-poštnega gostovanja pošiljam glasila?

Ni priporočljivo: e-poštno gostovanje je namenjeno vsakodnevni pošti, z urno omejitvijo pošiljanja. Za množično pošiljanje uporabi našo storitev za pošiljanje glasil.

• e-pošta
• selitev
• dns
• vodniki