Sie können die Empfänger einer E-Mail in drei Feldern angeben. Alle drei Empfänger erhalten dieselbe E-Mail; der Unterschied besteht darin, wer wen sehen kann und an wen die E-Mail gerichtet ist.

Die drei Felder

• Empfänger (To): diejenigen, an die sich die E-Mail richtet und von denen eine Antwort oder eine Maßnahme erwartet wird.
• Kopie (CC, Carbon Copy): Personen, die Sie informieren möchten, an die sich die E-Mail jedoch nicht direkt richtet, beispielsweise Ihren Vorgesetzten oder einen Kollegen. Die im CC-Feld aufgeführten Adressen sind für alle Empfänger sichtbar.
• Blindkopie (BCC, Blind Carbon Copy): Die hier angegebenen Empfänger erhalten die E-Mail ebenfalls, ihre Adressen sind jedoch für andere nicht sichtbar, und sie wissen auch nichts voneinander.

Wie funktioniert BCC?

Das E-Mail-Programm leitet die Nachricht auch an die BCC-Empfänger weiter, lässt jedoch die BCC-Zeile im Kopf der E-Mail weg. Die Empfänger in den Feldern „An“ und „CC“ wissen daher nicht, dass auch andere die E-Mail erhalten haben. Der BCC-Empfänger sieht in seiner eigenen Kopie die Felder „An“ und „CC“.

Was geschieht mit den Antworten?

• Die Schaltfläche „Antworten“ dient ausschließlich dazu, dem Absender zu antworten.
• Die Option „Antwort an alle“ sendet die Antwort sowohl an den Absender als auch an die Empfänger in den Feldern „An“ und „CC“. Die BCC-Empfänger erhalten die Antwort nicht, da ihre Adressen nicht in der E-Mail aufgeführt sind.
• Wenn ein BCC-Empfänger auf die Schaltfläche „Allen antworten“ klickt, wird seine Antwort an alle sichtbaren Empfänger gesendet, wodurch bekannt wird, dass auch er die E-Mail erhalten hat. Dies ist eine der häufigsten unangenehmen Situationen im Zusammenhang mit BCC.

Wo finden Sie die Felder?

• Roundcube Webmail: Klicken Sie beim Verfassen einer neuen Nachricht auf die Schaltfläche „+“ neben dem Feld „Empfänger“ und wählen Sie die Option „Kopie“ oder „Blindkopie“ aus; daraufhin wird das Feld angezeigt.
• Outlook: Das CC-Feld ist standardmäßig sichtbar; um eine Blindkopie hinzuzufügen, klicken Sie auf der Registerkarte „Einstellungen“ der neuen Nachricht auf die Schaltfläche „Blindkopie“.
• Gmail: rechts neben der Empfängerliste finden Sie die Links „Kopie“ und „Blindkopie“.

Wann welche Option?

• CC: wenn sich die Adressaten kennen und es wichtig ist, dass sie wissen, wer die E-Mail noch liest (Projektteam, Bearbeitung unter Einbeziehung eines Kollegen).
• BCC: Wenn Sie eine E-Mail an Personen senden, die sich untereinander nicht kennen (z. B. an Kunden oder Teilnehmer einer Veranstaltung), oder wenn Sie einen Teilnehmer aus einem E-Mail-Austausch herausnehmen möchten („Ich habe meinen Kollegen in die Blindkopie gesetzt“).
• BCC an sich selbst oder an eine Archivadresse: Wenn Sie eine Kopie einer gesendeten E-Mail auch in einem anderen Postfach aufbewahren möchten.

Datenschutz

Eine E-Mail-Adresse, die einer natürlichen Person zugeordnet werden kann, gilt als personenbezogene Daten. Wenn Sie E-Mails an mehrere Kunden senden, sodass jeder die Adressen der anderen sehen kann, geben Sie damit deren Daten untereinander weiter. Verwenden Sie daher bei Empfängern, die sich nicht kennen, stets die BCC-Funktion und überprüfen Sie vor dem Absenden, ob die Adressen tatsächlich in das BCC-Feld eingegeben wurden.

Nicht für Massen-E-Mails geeignet

BCC ist kein Newsletter-Versand: Eine E-Mail mit vielen BCC-Empfängern gilt ebenfalls als Massenversand, der durch das stündliche Versandlimit des Mail-Servers begrenzt wird und den Empfängern keine Abmeldemöglichkeit bietet. Für regelmäßige Rundschreiben empfehlen wir Ihnen unseren Newsletter-Versanddienst.

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