Uspeh podjetja danes v veliki meri določa spletna prisotnost. Pomembno je poskrbeti na primer za dobro zgrajeno, hitro in zanesljivo spletno stran, upravljanje družbenih omrežij, SEO in kakovostne vsebine, pa tudi za e-pošto.

Mnogi še vedno mislijo, da je za komunikacijo s strankami primeren e-poštni naslov brezplačnega ponudnika – na primer Gmaila –, ker je preprost, udoben in je že tako ali tako na telefonu večine ljudi. A to lahko ugledu podjetja močno škodi.

Zakaj neustrezen e-poštni naslov kvari celotni vtis?

Odgovor je zelo preprost: če ima podjetje ali ponudnik storitev samo takšen brezplačen poštni predal, to pri strankah zmanjša zaupanje in deluje manj resno kot e-pošta na lastni domeni, ki jo urejaš prek spletnega gostovanja.

V nasprotju s splošnim prepričanjem je tudi takšno e-pošto danes enostavno upravljati in povezati s pametnim telefonom, hkrati pa deluje veliko resneje, če se v celotnem naslovu ne pojavi brezplačna alternativa, temveč domena podjetja.

Poleg tega večine brezplačnih e-poštnih storitev ni mogoče prilagoditi, uporabljati predlog ali sporočil popestriti s podpisi, slikami in logotipi podjetja, ali pa to, tudi če je mogoče, sploh ni videti kot elektronsko sporočilo profesionalnega podjetja.

Poleg tega, da tak naslov kvari ugled podjetja, pa v prid e-pošti na spletnem gostovanju govori še cela vrsta prednosti, ki jih je vredno upoštevati. Poglejmo, katere so!

E-pošta na spletnem gostovanju je varnejša

Ljudje danes sprejemajo, da živijo v digitalnem svetu, kjer je treba varnosti nameniti izjemno pozornost. To je še posebej pomembno pri e-pošti, saj lahko poslovna sporočila vsebujejo tudi občutljive podatke, pri katerih je kibernetska varnost še posebej pomembna.

V njih se lahko znajdejo osebni podatki, finančne informacije in celo poslovne skrivnosti, brezplačne e-poštne storitve pa v tem pogledu precej zaostajajo za e-pošto na spletnem gostovanju.

Na gostovanju za varnost tvoje e-pošte že v osnovi skrbijo različne tehnologije, varnostni protokoli, namenjeni prav temu, in GDPR.

Posebej je treba izpostaviti tudi šifriranje SSL/TLS, ki zagotavlja, da se sporočila vedno prenašajo šifrirano, torej jih lahko preberejo le prejemniki, napadalci pa jih ne vidijo, s čimer se na primer občutno zmanjša tveganje kraje podatkov.

Čeprav tudi brezplačne e-poštne storitve ponujajo zaščito pred neželeno pošto, jo e-pošta na spletnem gostovanju ponuja v veliko višji kakovosti. Sodobni filtri se nenehno posodabljajo, zato zagotavljajo ustrezno zaščito tudi pred najnovejšimi grožnjami.

E-pošta na spletnem gostovanju je tudi ustrezno prilagodljiva

Velika prednost e-pošte na spletnem gostovanju je, da v nasprotju z brezplačnimi alternativami omogoča odlično prilagodljivost obsega, kar je še posebej pomembno za podjetje, ki raste in se spreminja.

Že na začetku lahko določiš, koliko prostora za shranjevanje bo na voljo e-pošti, in če ga je premalo, ga lahko kadar koli povečaš. Do sporočil lahko hkrati dostopa tudi več uporabnikov, kar je lahko še posebej pomembno v okolju, kjer poteka timsko delo.

Poleg prilagajanja videza sporočil je e-pošto na spletnem gostovanju mogoče v vseh pogledih sproti prilagajati potrebam podjetja in njegovim trenutnim zahtevam, uporabnikom pa ni treba skrbeti niti zaradi motečih oglasov.

E-pošto na spletnem gostovanju je mogoče upravljati centralno

Če pri brezplačni e-poštni storitvi naletiš na težavo, napake ne moreš nikomur sporočiti in od nikogar dobiti pomoči, ampak lahko le nemočno čakaš na – praviloma angleško govorečo – podporo. Pri e-pošti na spletnem gostovanju se to ne more zgoditi, saj jo upravlja skrbnik sistema.

Zaradi centralnega upravljanja je mogoče napake hitro odpraviti, popraviti težavne elemente, posodabljati, ustvarjati varnostne kopije in spreminjati vmesnik, pa tudi nove račune ustvariti, spremeniti in celo izbrisati znotraj podjetja.

Velika prednost e-pošte na spletnem gostovanju je tudi, da jo je preprosto povezati z drugimi poslovnimi aplikacijami, na primer s sistemi CRM ali orodji za vodenje projektov, s čimer postaneta delo in administracija veliko učinkovitejša.

Pri e-pošti na spletnem gostovanju so na voljo dodatne funkcije, na katere prej morda sploh nisi pomislil. Dostope je na primer mogoče preverjati in nastavljati, dejavnosti beležiti, redno vzdrževanje in tehnična podpora pa omogočata neprekinjeno in zanesljivo delovanje.

E-pošta na spletnem gostovanju je veliko zanesljivejša od brezplačnih rešitev

Tudi zanesljivost govori v prid e-pošti na spletnem gostovanju. Zelo pomembno je, da je pošiljanje sporočil sodelavcem ves čas na voljo in da poteka povsem brez motenj.

Z izbiro ustreznega spletnega gostovanja – še posebej s podporo skrbnika sistema – je zagotovljeno, da e-pošta ves čas deluje, izpadi pa so čim krajši, da lahko sodelavci nemoteno delajo.

Pri e-pošti na spletnem gostovanju ni zanemarljivo niti vprašanje varnostnega kopiranja. V nasprotju z brezplačnimi rešitvami tukaj poteka redno in popolno varnostno kopiranje, zato se je mogoče izogniti izgubi podatkov. Če pride do težave, je mogoče vso e-pošto zelo hitro obnoviti, tako da delo v podjetju ne zastane.

Pri boljših ponudnikih spletnega gostovanja lahko že v osnovi nastaviš sprotno varnostno kopiranje, ki je pomembno ne le za spletno stran, ampak tudi za e-pošto, saj ob vsaki težavi omogoča takojšnjo ali vsaj hitro obnovo.

• e-pošta
• spletno gostovanje
• podjetništvo
• neželena pošta