Deutsch
Magyar
English
Slovenščina
In der geschäftlichen Kommunikation ist die E-Mail heute der wichtigste Kanal. Sie ist schnell, einfach und steht im Gegensatz zu vielen Messaging-Apps jedem zur Verfügung. Sie können externe und interne Nachrichten verschicken, Dokumente anhängen oder Links einfügen und E-Mails für alle möglichen Zwecke nutzen. Für ein Unternehmen ist eine E-Mail-Adresse mit eigener Domain unverzichtbar. Es gibt zwar unzählige E-Mail-Dienste, doch sie sind nicht alle gleich. Hier erklären wir, worauf Sie achten sollten, wenn Sie einen Anbieter für geschäftliches E-Mail-Hosting suchen.
Sicherheit
Da praktisch jeder eine E-Mail-Adresse besitzt, ist die E-Mail zu einem beliebten Werkzeug von Cyberkriminellen geworden. Abgesehen von Spam-Bergen, die das Postfach verstopfen und Mitarbeiter Stunden kosten können, werden E-Mails auch für Betrug, Phishing, die Verbreitung von Schadsoftware und Erpressung mit Ransomware genutzt. Für Unternehmen geht die Gefahr nicht nur vom Empfangen, Öffnen und Beantworten solcher E-Mails aus, sondern auch davon, dass von einem infizierten Computer unbemerkt Schadsoftware an Empfänger verschickt werden kann, auch an Kunden. Außerdem können Cyberkriminelle gefälschte E-Mails im Namen Ihres Unternehmens versenden, um Ihre Kunden zu betrügen.
All diese Bedrohungen können Ihrem Unternehmen und seinem Ruf schaden; deshalb brauchen Sie Lösungen, die die Sicherheitsrisiken minimieren. Dazu gehören Werkzeuge zur Prüfung und Filterung von E-Mails, die Spam, Phishing und Schadsoftware erkennen, verhindern, dass solche Nachrichten in Ihrem Postfach landen, und den unbeabsichtigten Versand infizierter E-Mails unterbinden. Achten Sie außerdem auf E-Mail-Signaturzertifikate, die einerseits die Echtheit der ausgehenden E-Mails an Ihre Kunden belegen und andererseits deren Inhalt einschließlich der Anhänge durch Verschlüsselung schützen. Suchen Sie auch nach E-Mail-Backup-Diensten, die dafür sorgen, dass keine Korrespondenz verloren geht und sich alles leicht wiederherstellen lässt.
Unternehmen, die Vorschriften wie der DSGVO oder ISO-Normen entsprechen müssen, sollten eine E-Mail-Lösung auf Enterprise-Niveau in Betracht ziehen. Sie erkennt den Versand sensibler Inhalte, warnt davor und blockiert ihn, archiviert E-Mails und bietet leistungsfähige Prüfwerkzeuge.
Zuverlässigkeit
Für Unternehmen ist es entscheidend, Nachrichten rechtzeitig zu senden und zu empfangen. Wenn ein Telefonat mit „Ich schicke es Ihnen gleich per E-Mail“ endet oder Ihre Website Kunden auffordert: „Bitte prüfen Sie Ihr Postfach“, warten die meisten Menschen auf die Zustellung. Bleibt sie aus, führt das zu Enttäuschung und manchmal zu einem verlorenen Auftrag. Unternehmen können es sich nicht leisten, ihre E-Mails auf unzuverlässigen Servern zu speichern, die häufig ausfallen. Achten Sie mindestens auf eine garantierte Verfügbarkeit von 99 %, und wählen Sie bei Bedarf eine Business-E-Mail-Lösung mit noch höherer garantierter Verfügbarkeit.
Verfügbarkeit
Ob beim Senden oder Empfangen: E-Mail muss einfach sein. Sie sollte im Büro und unterwegs, am Computer und auf Mobilgeräten, über Webportale ebenso wie über E-Mail-Programme wie Outlook erreichbar sein. Auch der Zugriff über POP3 und IMAP sollte möglich sein. Außerdem müssen die E-Mails synchronisiert werden, damit auf jedem Gerät alles verfügbar ist.
Vergewissern Sie sich, dass Ihr Hosting die Erreichbarkeit bietet, die Ihr Unternehmen benötigt, insbesondere wenn Sie Mitarbeiter haben, die außerhalb des Büros E-Mails senden und empfangen müssen.
Mehr als nur E-Mail
E-Mail-Dienste müssen weit mehr können, als nur das Senden und Empfangen von Nachrichten zu ermöglichen. Sie sollten Ihnen auch die Verwaltung von Kontakten, Kalendern und Aufgaben erlauben, das sichere Teilen von Dateien ermöglichen und sich vollständig in Programme wie Outlook integrieren lassen. Dieses wertvolle Funktionspaket erleichtert Ihrem Unternehmen die Kommunikation und Ihren Mitarbeitern die Zusammenarbeit sowie die Planung ihrer Termine und Projekte.
Ausreichend Speicherplatz
Ob aus Compliance-Gründen oder zum späteren Nachschlagen: Viele empfangene E-Mails bleiben samt Anhängen im Postfach oder im Archiv. Mit der Zeit wächst der benötigte Speicherplatz, besonders wenn Sie regelmäßig große Anhänge senden oder empfangen.
Deshalb ist es wichtig, einen Anbieter zu wählen, der E-Mail-Pakete mit schrittweise wachsendem Speicherplatz anbietet. So können Sie bei steigendem Speicherbedarf auf ein größeres Paket wechseln, ohne Ihre E-Mails zu einem neuen Hosting-Anbieter umziehen zu müssen.
Genügend E-Mail-Adressen für Ihren Bedarf
Selbst sehr kleine Unternehmen benötigen oft mehrere E-Mail-Adressen: einige für Mitarbeiter, einige für Abteilungen (z. B. buchhaltung@) und einige für besondere Zwecke (z. B. info@ oder newsletter@). Bei E-Mail-Anbietern finden Sie oft verschiedene Optionen; bei aWh etwa unterscheiden sich unsere Pakete in der Anzahl der Postfächer, sodass Sie mit dem Wachstum Ihres Unternehmens auf ein größeres Paket wechseln können, sobald es sinnvoll ist. Wählen Sie einen Hosting-Anbieter, dessen Pakete genügend Adressen für Ihren aktuellen Bedarf bieten und sich flexibel erweitern lassen.
Einfache Verwaltung
Ein weiterer Aspekt ist, wie einfach Sie Ihren E-Mail-Dienst verwalten können, etwa beim Hinzufügen oder Löschen von E-Mail-Adressen oder beim Konfigurieren der Kontoeinstellungen. Entscheidend ist dabei die Qualität des verwendeten Control Panels. Control Panels wie cPanel und Plesk sind dafür ideal, da Sie Ihre E-Mails über dieselbe Oberfläche verwalten können wie Ihre Website, und sie bieten zahlreiche Werkzeuge zur Verbesserung des E-Mail-Dienstes. cPanel kann E-Mails beispielsweise bei der Zustellung komprimieren und so den benötigten Speicherplatz verringern.