Wenn Sie selbstständig sind oder ein kleines Unternehmen führen, wickeln Sie den Großteil der Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und anderen Kontakten wahrscheinlich per E-Mail ab. Die E-Mail-Adresse, die Sie für die geschäftliche Kommunikation verwenden, sagt viel über Ihr Unternehmen aus, und die Qualität Ihres E-Mail-Hostings kann entscheidend dazu beitragen, dass Sie organisiert bleiben und souverän auftreten. Hier sehen wir uns an, warum Selbstständige professionelles E-Mail-Hosting brauchen.

1. Es lässt Sie professioneller auftreten

Mit professionellem E-Mail-Hosting können Sie für Ihre E-Mails einen geschäftlichen Domainnamen verwenden. Statt einer Adresse mit @gmail.com oder @outlook.com können Sie also @ihrfirmenname.de verwenden. Das wirkt sofort auf die Empfänger Ihrer E-Mails, denn Sie erscheinen professionell – ein Vorteil für Selbstständige, die mit größeren Unternehmen konkurrieren. Die Schritte zum Einrichten einer geschäftlichen E-Mail-Adresse haben wir in einer eigenen Anleitung beschrieben.

2. Es stärkt Vertrauen und Glaubwürdigkeit

Heute erwarten Kunden, dass die Unternehmen, mit denen sie Geschäfte machen, eine E-Mail-Adresse mit eigener Domain haben. Tatsächlich kann eine geschäftliche E-Mail von einem kostenlosen E-Mail-Dienst Zweifel daran wecken, ob die Nachricht echt ist. Schließlich kann jeder ein Gmail- oder Outlook-Konto anlegen und so tun, als sei er ein Unternehmen. Unzählige Spam- und Phishing-E-Mails werden über kostenlose E-Mail-Adressen verschickt.

Einer der größten Vorteile einer E-Mail-Adresse mit eigener Domain ist, dass die Domain Ihnen gehört. Erhalten Menschen eine E-Mail von einer solchen Adresse, sind sie eher überzeugt, dass sie echt ist, und nehmen Ihre Dienstleistungen mit größerem Vertrauen in Anspruch.

3. Es schützt den Ruf Ihrer Marke

Wenn Sie einen Domainnamen kaufen, kann ihn niemand sonst verwenden. So verhindern Sie, dass andere Unternehmen ihn erwerben und Ihnen mithilfe Ihres Firmennamens und Ihres guten Rufs Kunden abwerben. Ebenso verhindern Sie, dass Cyberkriminelle ihn kaufen und nutzen, um Ihre Kunden zu täuschen.

4. Mehrere E-Mail-Adressen

Einer der wichtigsten Vorteile von professionellem E-Mail-Hosting mit eigenem Domainnamen ist, dass Sie für Ihr Unternehmen mehrere E-Mail-Adressen nutzen können. Selbstständige haben vielleicht nicht viele Mitarbeiter, aber jeder von ihnen kann eine eigene geschäftliche E-Mail-Adresse erhalten. Sie können Ihr Unternehmen sogar größer wirken lassen, als es ist, indem Sie für verschiedene Zwecke verschiedene Adressen anlegen, sodass es aussieht, als hätten Sie mehrere Abteilungen, etwa vertrieb@, support@ und buchhaltung@. Auch für besondere Zwecke lassen sich Adressen anlegen, zum Beispiel newsletter@.

5. Mehr aus Ihren E-Mails machen

Mit professionellem E-Mail-Hosting können Sie viel mehr mit Ihren E-Mails anfangen. E-Mail-Konten lassen sich viel einfacher anlegen, verwalten und löschen, Sie können Ihre E-Mails per Webmail in jedem Browser abrufen oder sie in Ihre bevorzugten Anwendungen wie Outlook auf PC und Smartphone einbinden. Außerdem können Sie Weiterleitungen und automatische Antworten einrichten sowie Kalender, Kontakte und Aufgaben anlegen und teilen – alles über ein leicht bedienbares Dashboard.

6. Zeit sparen und Sicherheit erhöhen

Postfächer werden mit Spam überflutet, und viele dieser E-Mails bergen Sicherheitsrisiken, etwa Phishing, Anhänge, die Schadsoftware installieren, oder Links zu schädlichen Websites. Zu professionellem E-Mail-Hosting gehört in der Regel auch ein serverseitiger Spamfilter. Da er den Großteil der unerwünschten Nachrichten aussortiert, sparen Sie jede Woche mehrere Stunden beim Aufräumen Ihres Postfachs und schützen Ihre Geräte vor Schadsoftware, Ransomware, Phishing und anderen Sicherheitsbedrohungen.

7. Die Domain für E-Mail und Website nutzen

Denselben Domainnamen, den Sie für Ihre E-Mail-Adresse verwenden, können Sie auch für eine Website nutzen. Wenn Sie noch keine geschäftliche Website haben, ist das absolut sinnvoll, denn so wird Ihr Unternehmen im Internet auffindbar und für viel mehr potenzielle Kunden sichtbar. Zudem enthalten die meisten Webhosting-Pakete, auch die von aWh, E-Mail-Konten, sodass die professionelle E-Mail-Adresse nichts extra kostet. Und mit einfach zu bedienenden Website-Baukästen, etwa WordPress, das sich mit einem Klick installieren lässt, sind Sie im Handumdrehen online.

8. Empfänger mit E-Mail-Zertifikaten schützen

Cyberkriminelle können Ihre Kunden mit gefälschten E-Mails ins Visier nehmen, die aussehen, als kämen sie von Ihrem Unternehmen. Manchmal sind solche Fälschungen nur sehr schwer vom Original zu unterscheiden, weshalb viele darauf hereinfallen.

SSL-Zertifikate für E-Mails schützen Ihre Kunden, indem sie bestätigen, dass eine empfangene E-Mail tatsächlich von Ihnen stammt und nicht von jemand anderem. Für doppelten Schutz werden E-Mails und Anhänge beim Versand verschlüsselt, sodass sie unterwegs weder abgefangen noch manipuliert werden können.

Fazit

Für Selbstständige, die noch immer kostenlose E-Mail-Dienste wie Gmail oder Outlook nutzen, kann professionelles E-Mail-Hosting ihr Geschäft spürbar voranbringen. Mit eigener Domain und eigenem Hosting wirken Sie professioneller, stärken das Vertrauen Ihrer Kunden, kommunizieren effizienter und sicherer und verbringen weniger Zeit mit dem Aussortieren von Spam.

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