Ein Angebot von der E-Mail-Adresse kovacsbt.ajanlat@gmail.com oder von derselben E-Mail-Adresse ajanlat@kovacsbt.hu: Der Inhalt ist identisch, dennoch wirkt das zweite Angebot glaubwürdiger. Eine Firmen-E-Mail-Adresse unter der eigenen Domain zeigt, dass Sie es mit einem echten, stabilen Unternehmen zu tun haben, und das zählt bereits ab der ersten E-Mail. Darüber hinaus gibt es auch praktische Vorteile: Die Adresse bleibt im Besitz des Unternehmens, selbst wenn Sie den Anbieter oder Mitarbeiter wechseln, und Sie haben die Kontrolle über die Korrespondenz.

In dieser Anleitung fassen wir zusammen, warum sich eine E-Mail-Adresse mit eigener Domain lohnt, was Sie dafür benötigen, wie Sie diese Schritt für Schritt einrichten, welche Adressstruktur Sie wählen sollten und wie Sie sicherstellen können, dass Ihre E-Mails auch ankommen.

Warum ist eine geschäftliche E-Mail-Adresse wichtig?

Glaubwürdigkeit. Partner und Kunden empfinden eine Adresse mit eigener Domain als vertrauenswürdiger, während eine Rechnung oder ein Angebot, das von einer kostenlosen Adresse stammt, leichter als Betrug angesehen wird.

Markenaufbau. Jede versendete E-Mail enthält Ihren Firmennamen und die Adresse Ihrer Website.

Unabhängigkeit. Die E-Mail-Adresse gehört zur Domain und nicht zu einem Anbieter. Wenn Sie den E-Mail-Anbieter wechseln, bleiben die Adressen erhalten; lediglich die E-Mails werden umgeleitet. Ein kostenloser Anbieter kann das Konto hingegen jederzeit gemäß seinen eigenen Regeln einschränken oder sperren.

Das Unternehmen ist Eigentümer der E-Mail-Adressen. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, verbleiben sein Postfach und seine E-Mails beim Unternehmen; Sie können die an seine Adresse eingehenden E-Mails umleiten, und niemand nimmt die Kundenbeziehungen in ein privates Konto mit.

Zustellung und Sicherheit. Auf Ihrer eigenen Domain können Sie SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge einrichten, die bestätigen, dass die E-Mail tatsächlich von Ihnen stammt, und es anderen erschweren, unter Missbrauch des Namens Ihres Unternehmens E-Mails zu versenden.

Was wird dafür benötigt?

1. Domainname, zum Beispiel kovacsbt.hu. Falls Sie noch keinen haben, können Sie in der Domain-Suche prüfen, ob er verfügbar ist; eine .hu-Domain kostet bei aWh jährlich 5,44 € + MwSt.
2. E-Mail-Dienst:
   • E-Mail-Hosting: ausschließlich für die E-Mail-Korrespondenz, unabhängig von der Website. Das E-Mail-Hosting von aWh ist mit 5–50 GB Speicherplatz, 50–500 Postfächern, Webmail, Kalender, Adressbuch, Spamfilter und täglicher Datensicherung ab 10,88 € (ohne MwSt.) erhältlich.
   • Webhosting mit E-Mail-Konten: Wenn sich Ihre Website ebenfalls auf dem Hosting-Server befindet. Das ist zwar einfach, jedoch werden die E-Mails aus demselben Speicherplatz wie die Website abgerufen, sodass ein Umzug der Website auch Auswirkungen auf die E-Mail-Kommunikation hat.
   • Office-Paket (Microsoft 365, Google Workspace): E-Mail-Dienste mit Office-Anwendungen und Cloud-Speicherplatz gegen eine monatliche Gebühr pro Nutzer. Dies lohnt sich, wenn Sie sowohl die Office-Anwendungen als auch die gemeinsame Dokumentenverwaltung benötigen.

Sie benötigen keine Website: Sie können bereits vor der Fertigstellung der Website über eine geschäftliche E-Mail-Adresse verfügen.

Einrichtung einer geschäftlichen E-Mail-Adresse Schritt für Schritt

1. Bestellen Sie Ihre Domain und Ihr E-Mail-Hosting. Wenn beides bei einem Anbieter gehostet wird, werden die DNS-Einstellungen automatisch vorgenommen.
2. Melden Sie sich im Kontrollpanel an und öffnen Sie den Menüpunkt „E-Mail-Konten“.
3. Erstellen Sie das Postfach: Geben Sie den ersten Teil der Adresse (z. B. anna), ein sicheres Passwort und die Größe des Postfachs ein. Die entsprechenden Schritte in cPanel werden im Artikel zur Erstellung eines Postfachs in cPanel beschrieben.
4. Richten Sie Aliase und Weiterleitungen ein: So können beispielsweise die Adressen „info@“ und „kapcsolat@“ in dasselbe Postfach oder an mehrere Mitarbeiter weitergeleitet werden. Mehr dazu erfahren Sie in diesem Artikel über die Einrichtung der E-Mail-Weiterleitung.
5. Überprüfen Sie die DNS-Einstellungen: Der MX-Eintrag muss auf den E-Mail-Server verweisen, und SPF, DKIM sowie DMARC müssen eingerichtet sein (siehe unten). Falls sich Ihre Domain oder Ihre Website bei einem anderen Anbieter befindet, müssen Sie den MX-Eintrag dort ändern; andernfalls werden die E-Mails nicht an Ihr E-Mail-Hosting weitergeleitet.
6. Richten Sie Ihre Geräte ein: Sie können das Webmail sofort nutzen; fügen Sie die E-Mail-Adresse in Ihrem E-Mail-Programm und auf Ihrem Smartphone über IMAP hinzu (Posteingang: Port 993, SSL/TLS; Postausgang: 465, SSL/TLS oder 587, STARTTLS; Benutzername ist die vollständige E-Mail-Adresse). Schritt für Schritt: iPhone und Android, Outlook, Thunderbird.
7. Erstellen Sie eine Signatur: Name, Position, Firmenname, Telefonnummer, Website.

Welche Adressen sollten Sie erstellen?

Ein gut durchdachtes Adresssystem erspart Ihnen langfristig viel Ärger.

Persönliche E-Mail-Adressen: Verwenden Sie ein einheitliches Format, beispielsweise „keresztnev@“ (bei kleinen Unternehmen) oder „vezeteknev.keresztnev@“ (wenn es mehrere Mitarbeiter mit demselben Vornamen gibt). Vermeiden Sie Umlaute.

Rollenbasierte Adressen (Aliase oder gemeinsame Postfächer):

Titel	Wozu
info@ oder kapcsolat@	Allgemeine Anfragen, die auf der Website angegebene Adresse
ajanlat@, sales@	Angebotsanfragen
szamla@, penzugy@	Eingehende Rechnungen, Finanzen
ugyfelszolgalat@, support@	Support
allas@, karrier@	Stellenangebote
noreply@ oder rendeles@	Automatische E-Mails der Website und des Online-Shops

Der Vorteil von rollenbasierten E-Mail-Adressen besteht darin, dass bei einem Wechsel des zuständigen Mitarbeiters lediglich die Weiterleitung angepasst werden muss und die Partner sich keine neue Adresse merken müssen.

Löschen Sie das Postfach eines ausscheidenden Mitarbeiters nicht sofort: Ändern Sie das Passwort, leiten Sie seine E-Mails an einen Kollegen weiter und richten Sie eine automatische Antwort ein, in der der neue Ansprechpartner angegeben wird.

Zustellung: Damit Ihre E-Mails nicht im Spam-Ordner landen

Die großen E-Mail-Dienste (Gmail, Outlook, Yahoo) überprüfen immer strenger, ob eine E-Mail tatsächlich von der Domain des Absenders stammt. Dazu sind drei DNS-Einträge erforderlich:

• SPF: Welche Server dürfen E-Mails von Ihrer Domain versenden?
• DKIM: Digitale Signatur für E-Mails.
• DMARC: Wie sollte der Empfänger mit E-Mails verfahren, die die Authentifizierung nicht bestehen?

Wenn Ihre Domain und Ihr E-Mail-Hosting bei aWh gehostet werden, werden SPF und DKIM automatisch eingerichtet; Sie können dies im cPanel unter dem Menüpunkt „E-Mail-Zustellbarkeit“ überprüfen, und den DMARC-Eintrag können Sie im Zone-Editor hinzufügen. Informationen zur Einrichtung finden Sie in unseren Anleitungen zu DKIM und SPF sowie zu DMARC. Sollten Ihre E-Mails dennoch im Spam-Ordner landen, hilft Ihnen die technische Anleitung zu E-Mails im Spam-Ordner dabei, die Ursache zu ermitteln.

Versenden Sie Ihren Newsletter bitte nicht über das Firmen-Postfach: Das E-Mail-Hosting unterliegt einem stündlichen Versandlimit, und der Massenversand kann zudem den Ruf Ihrer Domain beeinträchtigen. Hierfür ist der Newsletter-Versanddienst vorgesehen.

Sicherheit

• Ein starkes, individuelles Passwort für jedes Postfach, inklusive Passwort-Manager.
• Zweistufige Authentifizierung im Verwaltungsbereich und im Kundenkonto.
• Verschlüsselte Verbindung: Verwenden Sie in E-Mail-Programmen stets SSL/TLS.
• Phishing: Bringen Sie Ihre Mitarbeiter dazu, verdächtige E-Mails zu erkennen; genau darum geht es in unserem Phishing-Leitfaden.
• Sicherung: Von den E-Mail-Hosting-Servern von aWh wird täglich eine Sicherung erstellt, die an mehreren Standorten gespeichert wird.

Wie viel Speicherplatz benötigen Sie?

Ein durchschnittliches Büro-Postfach wächst jährlich um einige GB, was mehr als nur vielen Anhängen entspricht. Für kleine Unternehmen reicht ein Paket mit 5–15 GB in der Regel über Jahre hinweg aus, für größere Teams oder Mitarbeiter, die mit vielen Anhängen arbeiten, sind 35–50 GB erforderlich. Wenn der Speicherplatz erschöpft ist, können Sie auf ein größeres Paket umsteigen, ohne alte E-Mails löschen zu müssen. Über die Verwaltung der Postfachgröße und das Freigeben von Speicherplatz im Postfach erfahren Sie mehr in dem Artikel zum Thema „Speicherplatz im Postfach freigeben“.

Zusammenfassung

Eine geschäftliche E-Mail-Adresse unter der eigenen Domain wirkt seriöser, ist übertragbar und unterliegt der Kontrolle des Unternehmens. Zur Einrichtung benötigen Sie eine Domain und einen E-Mail-Dienst; die Konfiguration dauert nur wenige Minuten. Richten Sie ein einheitliches Adresssystem mit persönlichen und rollenbasierten Adressen ein, konfigurieren Sie SPF, DKIM und DMARC und schützen Sie die Konten mit einem sicheren Passwort und einer Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Sehen Sie sich die Hosting-Pakete für E-Mail an

Häufig gestellte Fragen

Kann ich eine geschäftliche E-Mail-Adresse kostenlos erhalten?

Nicht ganz auf einer eigenen Domain: Sowohl für die Domain als auch für den E-Mail-Dienst fallen Gebühren an. Die günstigste Lösung ist eine .hu-Domain und ein kleines E-Mail-Hosting, was jährlich nur einen niedrigen zweistelligen Euro-Betrag kostet.

Wie lange dauert die Fertigstellung?

Wenn sich die Domain und das E-Mail-Hosting am selben Ort befinden, können Sie die Postfächer bereits wenige Minuten nach der Bestellung einrichten. Befindet sich die Domain an einem anderen Ort, kann die Anpassung der DNS-Einstellungen bis zu einigen Stunden dauern.

Ist eine geschäftliche E-Mail-Adresse auch ohne eigene Website möglich?

Ja, für die E-Mail-Nutzung benötigen Sie lediglich eine Domain und einen E-Mail-Dienst.

Wie viele Adressen kann ich erstellen?

Je nach Hosting-Paket: Auf dem E-Mail-Hosting-Speicherplatz von aWh stehen Ihnen zwischen 50 und 500 Adressen zur Verfügung; darüber hinaus können Sie Aliase und unbegrenzte Weiterleitungen einrichten.

Kann ich meine geschäftlichen E-Mails in Gmail lesen?

Ja, Sie können Ihr Postfach mit eigener Domain in der Gmail-Oberfläche auch als sekundäres Konto hinzufügen; die einzelnen Schritte dazu werden in dem Artikel zur Einrichtung eines Domain-Postfachs in Gmail beschrieben.

Kann ich meine bestehenden E-Mails übertragen?

Ja. Die einzelnen Schritte des Umzugs werden in unserer E-Mail-Umzugsanleitung beschrieben, und bei aWh übernehmen wir die Übertragung der Postfächer auf Anfrage.

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