Die Migration eines E-Mail-Kontos von einem Anbieter zu einem anderen kann beängstigend erscheinen: Niemand möchte, dass am Tag des Umzugs E-Mails verloren gehen oder dass alte Nachrichten, Ordner und Adressbücher nicht übertragen werden. Mit guter Vorbereitung ist die Umstellung jedoch in wenigen Stunden erledigt, und die Nutzer bemerken davon so gut wie nichts.

In dieser Anleitung gehen wir darauf ein, wann und warum ein Wechsel sinnvoll ist, wie Sie sich darauf vorbereiten sollten, mit welchen Methoden E-Mails übertragen werden können, wie Sie die DNS-Umstellung zeitlich planen sollten und was Sie anschließend überprüfen sollten.

Wann ist ein Umzug sinnvoll?

• Das Postfach ist voll, und beim derzeitigen Anbieter lässt sich der Speicherplatz nicht kostengünstig erweitern.
• Zustellungsprobleme: Ihre E-Mails landen häufig im Spam-Ordner, oder der Server des Anbieters wurde auf eine Blacklist gesetzt.
• Fehlende Funktionen: Es gibt keinen angemessenen Spamfilter, kein Webmail, keinen Kalender und keine Datensicherung; außerdem lassen sich SPF, DKIM und DMARC nicht konfigurieren.
• Trennung: Bislang befand sich Ihr E-Mail-Postfach auf dem Webhosting-Server, und Sie möchten es davon trennen, damit ein Website-Umzug oder ein Fehler auf der Website keine Auswirkungen auf Ihre E-Mails hat.
• Preis oder Support: teuer, langsam oder unverständlicher Support.

Vorbereitung

1. Bestandsaufnahme

Bitte verfassen Sie:

• alle Postfächer und deren Passwörter (oder fordern Sie für die Dauer des Umzugs ein neues Passwort bei Ihrem bisherigen Anbieter an),
• Aliase, Weiterleitungen und Gruppenadressen (z. B. info@ → mehrere Mitarbeiter),
• automatische Antworten, Filterregeln,
• die Größe der Postfächer, damit das neue Paket ausreichend groß ist,
• die Systeme, die E-Mails über den alten Server versenden (Website-Formular, Online-Shop, Rechnungsstellungsprogramm, Drucker, Scanner).

2. Der neue Dienst

Bestellen Sie den neuen E-Mail-Dienst und richten Sie dieselben Postfächer auf dem neuen Server mit derselben Adresse ein. Das E-Mail-Hosting von aWh ist in Hosting-Paketen von 5 GB bis 50 GB erhältlich, einschließlich täglicher Backups, Spamfilter, Webmail, Kalender und Adressbuch, ab 10,88 € (ohne MwSt.).

3. Verkürzung der TTL

Reduzieren Sie ein bis zwei Tage vor dem Umzug die TTL des MX-Eintrags Ihrer Domain auf 300 Sekunden (dort, wo das DNS derzeit verwaltet wird). Auf diese Weise beginnen die E-Mail-Systeme nach der Umstellung innerhalb von Minuten, den neuen Server zu nutzen, und nicht erst nach Stunden.

4. Informationen

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter darüber, wann die Umstellung stattfindet und was sie danach tun müssen (z. B. neue Server-Einstellungen auf dem Telefon).

Die E-Mail-Weiterleitung

IMAP-Synchronisierung mit einem Tool (empfohlen)

Wenn sowohl der alte als auch der neue Server IMAP verwenden, können die E-Mails mitsamt der Ordnerstruktur von einem Server auf den anderen kopiert werden, ohne dass die Computer der Benutzer davon betroffen sind. Das am weitesten verbreitete Tool hierfür ist das kostenlose „imapsync“:

imapsync \
  --host1 regi-mailszerver.hu --user1 info@cegnev.hu --password1 'REGI_JELSZO' \
  --host2 mail.uj-szolgaltato.hu --user2 info@cegnev.hu --password2 'UJ_JELSZO'

Imapsync kopiert nur die fehlenden E-Mails, daher kann es mehrmals ausgeführt werden: zunächst vor dem Umzug (dadurch werden die alten E-Mails übertragen, was bis zu mehreren Stunden dauern kann), dann nach der DNS-Umstellung noch einmal (dadurch werden einige E-Mails übertragen, die während der Umstellung auf dem alten Server eingegangen sind). Viele Anbieter, darunter auch aWh, führen die Übertragung der Postfächer auf Anfrage durch; eröffnen Sie dazu bitte ein Support-Ticket mit den Daten Ihrer alten Konten.

Mit einem E-Mail-Programm

Bei einigen Postfächern können Sie die E-Mails auch mit einem E-Mail-Programm (Thunderbird, Outlook) übertragen: Fügen Sie das alte und das neue Postfach über IMAP hinzu und ziehen Sie die Ordner vom alten in das neue Postfach. Das ist einfach, bei vielen E-Mails jedoch langsam, und bei großen Postfächern kann es leicht zu Fehlern kommen.

Konten, die POP3 verwenden

Wenn die Nutzer ihre E-Mails bisher über POP3 auf ihren Computer heruntergeladen haben, befinden sich die alten E-Mails nicht auf dem Server, sondern auf ihrem Computer. Richten Sie in diesem Fall das neue Konto mit IMAP ein und laden Sie die alten E-Mails im E-Mail-Programm aus den lokalen Ordnern in das neue Postfach hoch. Wann welches Protokoll verwendet werden sollte, wird in dem Artikel über die Wahl zwischen POP und IMAP beschrieben.

Adressverzeichnis und Kalender

Exportieren Sie diese aus dem alten System (im vCard- und iCalendar-Format) und importieren Sie sie in das neue. Sofern sie in Ihrem E-Mail-Programm oder auf Ihrem Smartphone gespeichert sind, bleiben sie dort ebenfalls erhalten.

Die DNS-Umstellung

Die E-Mail-Umstellung erfolgt erst dann tatsächlich, wenn der MX-Eintrag der Domain auf den neuen Server verweist. Planen Sie dies bitte außerhalb der Geschäftszeiten ein.

1. Führen Sie die erste Synchronisierung durch und überprüfen Sie, ob alle Postfächer übertragen wurden.
2. Stellen Sie den MX-Eintrag auf den neuen Server um. Falls Sie auch die Nameserver zum neuen Anbieter übertragen, vergewissern Sie sich zuvor, dass in der neuen Zone neben dem MX-Eintrag auch alle anderen Einträge (A, CNAME, TXT, SPF, DKIM, DMARC, Verifizierungs-Einträge) vorhanden sind.
3. Aktualisieren Sie den SPF-Eintrag mit dem neuen Mailserver, richten Sie DKIM mit dem Schlüssel des neuen Anbieters ein und überprüfen Sie, ob der DMARC-Eintrag vorhanden ist.
4. Bitte führen Sie die Synchronisierung in einigen Stunden noch einmal durch, damit auch die E-Mails, die während der Umstellung auf dem alten Server eingegangen sind, übertragen werden.
5. Kündigen Sie Ihren bisherigen Dienst nicht sofort: Behalten Sie ihn noch einige Tage bei, bis Sie sicher sind, dass alle E-Mails auf dem neuen Server ankommen.

Informationen zu MX-Einträgen und DNS finden Sie im Leitfaden zur Verwaltung von DNS-Einträgen; die Schritte zur Änderung von MX-Einträgen in cPanel werden im Artikel „Änderung von MX-Einträgen in cPanel“ beschrieben.

Gehen E-Mails während der Umstellung verloren? Nein, sofern der alte Server noch in Betrieb ist: Während der Umstellung gehen einige E-Mails noch auf dem alten, andere bereits auf dem neuen Server ein; bei der zweiten Synchronisierung werden sie dann zusammengeführt. Die Absenderserver unternehmen auch bei einem vorübergehenden Fehler mehrere Versuche, sodass selbst ein kurzer Ausfall nicht zum Verlust von E-Mails führt.

Die Umstellung der Geräte

Nach dem Umzug müssen die E-Mail-Programme und Smartphones der Nutzer auf die Daten des neuen Servers umgestellt werden: den Namen des Posteingangs- (IMAP) und des Postausgangs- (SMTP) Servers, die Ports (IMAP 993 SSL/TLS, SMTP 465 SSL/TLS oder 587 STARTTLS) sowie das neue Passwort. Am einfachsten ist es, wenn Sie das alte Konto entfernen und als neues Konto hinzufügen. Für die Einrichtung gibt es in unserer Wissensdatenbank Artikel zu Outlook, Thunderbird sowie für iPhone und Android.

Vergessen Sie nicht die Formulare auf Ihrer Website, den Online-Shop, das Rechnungsstellungsprogramm und alle anderen Systeme, die E-Mails über den alten Server versenden: Auch für diese müssen die neuen SMTP-Daten angegeben werden.

Überprüfung

• Senden Sie von einer externen Adresse (beispielsweise von einem Gmail-Konto) eine E-Mail an alle wichtigen Adressen und beantworten Sie diese auch.
• Bitte überprüfen Sie die Aliase, Weiterleitungen und automatischen Antworten.
• Überprüfen Sie im Absenderfeld (in der Kopfzeile) einer E-Mail, ob SPF, DKIM und DMARC den Status „pass“ anzeigen, oder nutzen Sie einen Überprüfungsprovider (z. B. mail-tester.com).
• Bitte prüfen Sie in einigen Tagen, ob noch E-Mails auf dem alten Server eingehen; falls nicht, können Sie den Vertrag kündigen.

Häufige Fehler

• Sie ändern lediglich die MX-Einträge, nicht jedoch die SPF-Einträge: Ihre ausgehenden E-Mails landen im Spam-Ordner, da der neue Server nicht in den SPF-Einträgen aufgeführt ist.
• Zwei SPF-Einträge: Der SPF-Eintrag wird ungültig. Fassen Sie diese stets in einem Eintrag zusammen.
• Vergessene Aliase und Weiterleitungen: E-Mails, die an bestimmte Adressen gesendet werden, gehen verloren.
• Kleines neues Postfach: Die Synchronisierung bricht ab, da das Kontingent ausgeschöpft ist.
• Zu früh gekündigter alter Dienst: E-Mails, die während der Umstellung dort eingegangen sind, gehen verloren.
• Wechsel der Nameserver ohne Übertragung der gesamten Zone: Die Website oder ein Kontroll-Eintrag kann dabei ausfallen.

Zusammenfassung

Eine gut vorbereitete E-Mail-Migration erfordert nur wenige Stunden Arbeit: Bestandsaufnahme, Einrichtung der neuen Postfächer, niedrige TTL, Synchronisierung von Server zu Server, MX-Umstellung, Aktualisierung von SPF/DKIM/DMARC, eine zweite Synchronisierung und die Anpassung der Tools. Kündigen Sie den alten Dienst erst, wenn alle E-Mails bereits auf dem neuen Server eingehen.

Auf Wunsch übernehmen wir die Migration Ihrer Postfächer auf das E-Mail-Hosting von aWh. Sehen Sie sich die Hosting-Pakete an

Häufig gestellte Fragen

Wie lange dauert eine E-Mail-Migration?

Das Kopieren der E-Mails dauert je nach Größe der Postfächer zwischen einer Minute und einigen Stunden; die MX-Umstellung wird innerhalb weniger Minuten wirksam, sofern Sie zuvor die TTL verkürzt haben. Der gesamte Vorgang kann in der Regel innerhalb eines Arbeitstages abgeschlossen werden.

Gehen meine E-Mails verloren, wenn ich die Nameserver ändere?

Nein, sofern die E-Mail-Einträge (MX, SPF, DKIM, DMARC) in der neuen Zone vorhanden sind und der alte Server während der Umstellung noch in Betrieb ist. Bei der zweiten Synchronisierung werden auch die E-Mails, die während der Übergangsphase auf dem alten Server eingegangen sind, übertragen.

Werden die Ordner und der Status „gelesen/ungelesen“ übertragen?

Bei der IMAP-Synchronisierung ja: Sowohl die Ordnerstruktur als auch die Markierungen der E-Mails werden übertragen.

Was geschieht mit den alten E-Mails, die per POP3 heruntergeladen wurden?

Diese befinden sich auf Ihrem Computer. Wenn Sie das neue Konto über IMAP in Ihrem E-Mail-Programm einrichten, können Sie die E-Mails auf den Server hochladen, sodass sie von jedem Gerät aus zugänglich sind.

Müssen die Nutzer irgendetwas tun?

In der Regel müssen Sie lediglich Ihr E-Mail-Programm und Ihr Mobiltelefon auf die Daten des neuen Servers umstellen. Ihre E-Mails werden durch die Synchronisierung zwischen den Servern übertragen.

Werden die E-Mails migriert?

Ja, die Hosting-Pakete von aWh beinhalten einen kostenlosen Umzug. Eröffnen Sie bitte ein Support-Ticket mit den Zugangsdaten Ihrer alten Postfächer, und wir werden Ihre E-Mails für Sie übertragen.

Darf ich einen Newsletter über das neue E-Mail-Hosting versenden?

Nicht empfohlen: Das E-Mail-Hosting ist für den täglichen E-Mail-Verkehr vorgesehen und unterliegt einem stündlichen Versandlimit. Für Massenversendungen nutzen Sie bitte unseren Newsletter-Versanddienst.

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