Slovenščina
Magyar
English
Deutsch
Pri poslovni komunikaciji je e-pošta danes prva izbira za stik. Je hitra, preprosta in v nasprotju s številnimi aplikacijami za sporočanje na voljo vsem. Pošiljaš lahko zunanja in notranja sporočila, prilagaš dokumente ali dodajaš povezave in jo uporabljaš za vse mogoče namene. Za podjetje je e-poštni naslov na lastni domeni nujen. Čeprav obstaja ogromno e-poštnih storitev, niso vse enake. Tukaj pojasnimo, na kaj moraš biti pozoren, ko iščeš ponudnika poslovnega e-poštnega gostovanja.
Varnost
Ker ima e-poštni naslov tako rekoč vsak, je e-pošta postala priljubljeno orodje kibernetskih kriminalcev. Poleg kupov neželene pošte, ki lahko zamašijo nabiralnik in zaposlenim vzamejo ure časa, se e-pošta uporablja tudi za goljufije, lažno predstavljanje, širjenje zlonamerne programske opreme in izsiljevalsko zaklepanje računalnikov. Za podjetja ni nevarno le prejemanje in odpiranje takšnih sporočil ter odgovarjanje nanje, temveč tudi to, da lahko z okuženega računalnika nevede pošiljajo zlonamerno programsko opremo prejemnikom, tudi strankam. Poleg tega lahko nekateri kibernetski kriminalci v imenu tvojega podjetja pošiljajo lažna sporočila, da bi prevarali tvoje stranke.
Vse te grožnje lahko škodijo tvojemu podjetju in njegovemu ugledu, zato potrebuješ rešitve, ki čim bolj zmanjšajo varnostna tveganja. Mednje spadajo orodja za pregledovanje in filtriranje e-pošte, ki prepoznajo neželeno pošto, lažno predstavljanje in zlonamerno programsko opremo, preprečijo, da bi takšna dohodna sporočila prišla v tvoj nabiralnik, in preprečijo nenamerno pošiljanje okuženih sporočil. Poišči tudi potrdila za podpisovanje e-pošte, ki strankam potrjujejo verodostojnost odhodnih sporočil, s šifriranjem pa varujejo njihovo vsebino, vključno s prilogami. Poišči tudi storitve varnostnega kopiranja e-pošte, ki zagotavljajo, da se komunikacija nikoli ne izgubi in jo je mogoče preprosto obnoviti.
Podjetja, ki morajo izpolnjevati predpise in standarde, kot sta GDPR in ISO, naj razmislijo o e-pošti za podjetja. Ta zazna, opozori na pošiljanje občutljive vsebine in ga blokira, poleg tega e-pošto arhivira in ponuja učinkovita orodja za nadzor.
Zanesljivost
Pravočasno pošiljanje in prejemanje sporočil je za podjetja življenjsko pomembno. Ko se telefonski klic konča z besedami »Takoj ti pošljem po e-pošti« ali tvoja spletna stran strankam sporoči »Preverite svoj e-poštni predal«, večina ljudi sede in čaka na dostavo. Če se to ne zgodi, sledi razočaranje, včasih pa tudi izgubljen posel. Podjetja si ne morejo privoščiti, da bi njihova e-pošta tekla na nezanesljivih strežnikih, ki pogosto izpadejo. Kot minimum išči zajamčeno 99 % razpoložljivost, po potrebi pa izberi e-pošto za podjetja, ki ponuja 100 % razpoložljivost.
Dostopnost
Ne glede na to, ali gre za pošiljanje ali prejemanje, mora biti e-pošta preprosta. Dostopna mora biti v pisarni ali na poti, na računalniku ali mobilnih napravah ter prek spletnih portalov in e-poštnih odjemalcev, kot je Outlook. Omogočati mora tudi dostop prek POP3 in IMAP. Poleg tega mora biti e-pošta sinhronizirana, da je vse na voljo na vseh napravah.
Prepričaj se, da tvoje gostovanje zagotavlja raven dostopnosti, ki jo potrebuje tvoje podjetje, še posebej, če imaš zaposlene na daljavo, ki morajo pošto pošiljati in prejemati zunaj pisarne.
Več kot e-pošta
E-poštne storitve morajo znati veliko več kot le omogočati pošiljanje in prejemanje sporočil. Omogočati ti morajo tudi upravljanje imenikov, koledarjev in opravil, varno deljenje datotek in se v celoti povezovati z odjemalci, kot je Outlook. Ta dragocen nabor funkcij tvojemu podjetju olajša komunikacijo, zaposlenim pa sodelovanje ter upravljanje urnikov ali projektov.
Dovolj prostora za shranjevanje
Bodisi zaradi skladnosti s predpisi bodisi za poznejšo uporabo veliko prejetih sporočil skupaj s prilogami ostane v našem nabiralniku ali arhivu. Sčasoma se potreben prostor za shranjevanje poveča, še posebej, če redno pošiljaš ali prejemaš velike priloge.
Zato je pomembno, da izbereš ponudnika, ki ponuja e-poštne pakete s postopno večjim prostorom za shranjevanje. Tako lahko, ko potrebe po prostoru rastejo, preideš na večji paket, ne da bi moral e-pošto seliti k novemu ponudniku gostovanja.
Dovolj e-poštnih naslovov za tvoje potrebe
Tudi zelo majhna podjetja pogosto potrebujejo več e-poštnih naslovov: nekaj za zaposlene, nekaj za oddelke (npr. finance@) ali za posebne namene (npr. info@ ali novice@). Pri ponudnikih e-pošte pogosto najdeš različne možnosti; pri storitvah aWh na primer naši paketi segajo od enega e-poštnega naslova do neomejenega števila naslovov, tako da lahko z rastjo podjetja preideš na večji paket, ko je to smiselno. Prepričaj se, da izbereš ponudnika gostovanja, ki ponuja pakete z dovolj naslovi za tvoje trenutne potrebe in jih je mogoče prilagodljivo razširiti.
Preprosto upravljanje
Drug vidik je, kako preprosto lahko upravljaš svojo e-poštno storitev, na primer dodajaš ali brišeš e-poštne naslove in nastavljaš račune. Ključna je kakovost nadzorne plošče, ki jo pri tem uporabljaš. Nadzorne plošče, kot sta cPanel in Plesk, so za to idealne, saj omogočajo, da e-pošto upravljaš v istem vmesniku kot spletno stran, in ponujajo številna orodja za izboljšanje e-poštne storitve. cPanel lahko na primer e-pošto ob dostavi stisne in tako pomaga zmanjšati potreben prostor za shranjevanje.