Den Erfolg eines Unternehmens bestimmt heute maßgeblich seine Präsenz im Internet. Wichtig sind etwa eine gut aufgebaute, schnelle und zuverlässige Website, die Betreuung der sozialen Netzwerke, SEO und hochwertige Inhalte – aber auch die E-Mail-Kommunikation.

Viele glauben noch immer, dass für die Kommunikation eine E-Mail-Adresse eines kostenlosen Anbieters – etwa Gmail – ausreicht, weil sie einfach und bequem ist und ohnehin auf den meisten Smartphones bereitsteht. Das kann jedoch den Ruf eines Unternehmens grundlegend beschädigen.

Warum schadet eine unpassende E-Mail-Adresse dem Gesamteindruck?

Die Antwort ist ganz einfach: Nutzt ein Unternehmen oder Dienstleister ausschließlich ein solches kostenloses Postfach, leidet seine Vertrauenswürdigkeit bei den Kunden. Es wirkt schlicht weniger seriös als ein domainbasiertes Postfach, das über ein Webhosting betrieben wird.

Entgegen der landläufigen Meinung sind auch diese Postfächer heute leicht zu bedienen und lassen sich problemlos mit dem Smartphone verbinden. Gleichzeitig wirken sie deutlich professioneller, wenn in der Adresse nicht der Name eines kostenlosen Anbieters, sondern die Domain des Unternehmens erscheint.

Hinzu kommt, dass sich die meisten kostenlosen Postfächer kaum individuell anpassen lassen: Vorlagen, Firmensignaturen, Bilder oder Logos sind oft nicht möglich – und wenn doch, sieht das Ergebnis keineswegs wie die E-Mail eines professionellen Unternehmens aus.

Doch abgesehen davon, dass ein Gratis-Postfach dem Ruf schadet, sprechen zahlreiche Vorteile für E-Mail über das Webhosting, die Sie berücksichtigen sollten. Sehen wir sie uns an!

E-Mail über das Webhosting ist sicherer

Heute ist allen bewusst, dass wir in einer digitalen Welt leben, in der Sicherheit höchste Aufmerksamkeit verdient. Bei E-Mails gilt das ganz besonders, denn geschäftliche Nachrichten können sensible Informationen enthalten, bei denen Cybersicherheit besonders wichtig ist.

Personenbezogene Daten, Finanzinformationen und sogar Geschäftsgeheimnisse können darin vorkommen – und kostenlose E-Mail-Dienste hinken in dieser Hinsicht dem E-Mail-Betrieb über das Webhosting deutlich hinterher.

Beim Hosting sorgen mehrere Technologien, eigens dafür entwickelte Sicherheitsprotokolle und die DSGVO dafür, dass Ihre E-Mails stets geschützt sind.

Besonders hervorzuheben ist außerdem die SSL/TLS-Verschlüsselung: Sie stellt sicher, dass Nachrichten stets verschlüsselt übertragen werden. So können Hacker sie unterwegs nicht mitlesen, was etwa das Risiko von Datendiebstahl erheblich senkt.

Zwar bieten auch kostenlose Dienste Spamschutz, doch beim Webhosting erhalten Sie ihn in deutlich höherer Qualität. Moderne Filtersysteme werden laufend aktualisiert und schützen so auch vor den neuesten Bedrohungen.

E-Mail über das Webhosting ist gut skalierbar

Ein großer Vorteil von E-Mail über das Webhosting: Im Gegensatz zu kostenlosen Alternativen bietet sie eine hervorragende Skalierbarkeit – besonders wichtig für ein flexibel wachsendes oder sich wandelndes Unternehmen.

Sie können von vornherein festlegen, wie viel Speicherplatz für E-Mails zur Verfügung steht, und ihn jederzeit einfach erweitern, wenn er nicht mehr reicht. Zudem können mehrere Nutzer gleichzeitig auf die Nachrichten zugreifen, was vor allem in Teams sehr hilfreich ist.

Neben dem individuell anpassbaren Erscheinungsbild der Nachrichten lässt sich E-Mail über das Webhosting in jeder Hinsicht flexibel an die Anforderungen und aktuellen Bedürfnisse eines Unternehmens anpassen – und lästige Werbung gibt es auch nicht.

E-Mail über das Webhosting lässt sich zentral verwalten

Gibt es mit einem kostenlosen E-Mail-Dienst ein Problem, können Sie den Fehler oft niemandem melden und niemanden um Hilfe bitten – Ihnen bleibt nur, tatenlos auf einen meist schwer erreichbaren Support zu warten. Bei E-Mail über das Webhosting passiert das nicht, denn hier kann der Administrator eingreifen.

Dank der zentralen Verwaltung lassen sich Fehler schnell beheben, problematische Einstellungen ändern, Updates einspielen, Backups erstellen und die Oberfläche anpassen. Auch das Anlegen, Ändern und sogar Löschen von Konten erledigen Sie im eigenen Haus.

Ein großer Vorteil ist zudem, dass sich E-Mail über das Webhosting leicht in andere Geschäftsanwendungen integrieren lässt, etwa in CRM-Systeme oder Projektmanagement-Tools. Das steigert die Produktivität und macht die Verwaltung deutlich effizienter.

Mit E-Mail über das Webhosting stehen Ihnen Zusatzfunktionen zur Verfügung, an die Sie vorher vielleicht nicht einmal gedacht hätten. So lassen sich beispielsweise Zugriffe kontrollieren und fein einstellen und Aktivitäten protokollieren, während regelmäßige Wartung und technischer Support einen kontinuierlichen, zuverlässigen Betrieb ermöglichen.

E-Mail über das Webhosting ist deutlich zuverlässiger als kostenlose Lösungen

Auch die Zuverlässigkeit spricht für E-Mail über das Webhosting. Es ist ganz wesentlich, dass der Versand von Nachrichten den Mitarbeitern jederzeit und völlig störungsfrei zur Verfügung steht.

Mit dem passenden Webhosting – vor allem mit professioneller Administration im Hintergrund – ist sichergestellt, dass die E-Mail-Kommunikation dauerhaft funktioniert und Ausfallzeiten auf ein Minimum reduziert werden, damit Ihre Mitarbeiter ohne Unterbrechung arbeiten können.

Nicht zu vernachlässigen ist bei E-Mail über das Webhosting auch die Datensicherung. Im Gegensatz zu kostenlosen Lösungen finden hier regelmäßige, vollständige Backups statt, sodass Datenverlust vermieden wird. Tritt ein Problem auf, lassen sich alle E-Mails sehr schnell wiederherstellen, und die Arbeit im Unternehmen wird nicht beeinträchtigt.

Bei besseren Hosting-Anbietern lassen sich laufende Backups von vornherein einrichten. Diese sind nicht nur für die Website, sondern auch für die E-Mails wichtig, denn sie ermöglichen bei jedem Problem eine sofortige oder zumindest schnelle Wiederherstellung.

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