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Als Inhaber eines kleinen Unternehmens wissen Sie, dass der Erfolg Ihrer Firma von der Sicherheit Ihrer Daten abhängen kann. Aber wussten Sie auch, dass E-Mail eines der häufigsten Einfallstore für Cyberkriminelle ist? Laut Tessian erfolgen 96 % der Phishing-Angriffe per E-Mail. Deshalb müssen kleine Unternehmen die möglichen E-Mail-Sicherheitsrisiken kennen – und sich dagegen schützen.
In diesem Artikel behandeln wir sieben häufige E-Mail-Sicherheitsrisiken, mit denen Inhaber kleiner Unternehmen heute konfrontiert sind, und wie sie sich dagegen schützen können. Danach sind Sie mit dem Wissen gerüstet, das Sie brauchen, um Ihr Unternehmen sicher zu halten.
Spear-Phishing
Spear-Phishing ist ein E-Mail-Sicherheitsrisiko, das Inhaber kleiner Unternehmen kennen sollten. Es handelt sich um einen Cyberangriff, der gezielt eine bestimmte Person, Organisation oder Gruppe ins Visier nimmt. Anders als bei herkömmlichen Phishing-Versuchen nutzen Spear-Phisher persönliche Daten und Recherchen, um ihre E-Mails legitim und glaubwürdiger erscheinen zu lassen und so an sensible Informationen wie Benutzernamen, Passwörter, Finanzdaten und andere Daten zu gelangen.
Inhaber kleiner Unternehmen schützen sich am besten vor Spear-Phishing-Angriffen, indem sie ihre Mitarbeiter über die Gefahren aufklären, die vom Klicken auf verdächtige Links oder vom Herunterladen unbekannter Dateien ausgehen. Die Mitarbeiter sollten außerdem darin geschult werden, die Anzeichen betrügerischer E-Mails zu erkennen.
Einige häufige Anzeichen: falsch geschriebene Wörter oder Ausdrücke, allgemeine Anreden (z. B. „Sehr geehrter Kunde“), die Abfrage persönlicher Daten wie Sozialversicherungsnummern oder Bankdaten, Zahlungsaufforderungen außerhalb der üblichen Kanäle (z. B. über nicht nachverfolgbare Geldtransferdienste), Angebote, die zu schön sind, um wahr zu sein (z. B. „Gewinnen Sie einen kostenlosen Urlaub“), und Links zu Websites mit ungewöhnlichen URLs oder schlechter Rechtschreibung und Grammatik.
Kleine Unternehmen sollten außerdem in E-Mail-Sicherheitssoftware investieren, die schädliche E-Mails herausfiltert, bevor sie in den Postfächern der Mitarbeiter landen. Solche Software erkennt Bedrohungen wie Phishing-Betrug, indem sie E-Mails auf Spam-Inhalte, schädliche Anhänge und verdächtige URLs untersucht.
Schließlich sollten Unternehmen klare Richtlinien für die interne und externe E-Mail-Kommunikation festlegen. Dazu gehört, starke und regelmäßig geänderte Passwörter vorzuschreiben und klar zu definieren, wie geschäftliche E-Mails angemessen genutzt werden – etwa ohne unangemessene Sprache oder private Unterhaltungen zwischen Kollegen, die bei Bekanntwerden zu Datenschutzvorfällen führen können.
E-Mail-Spoofing
Beim E-Mail-Spoofing verschickt ein Hacker E-Mails, die scheinbar von einer offiziellen Quelle stammen, etwa von Ihrer Bank oder einer anderen Organisation. Das ist ein E-Mail-Sicherheitsrisiko, weil Hacker auf diese Weise versuchen, Sie dazu zu bringen, die E-Mail zu öffnen und auf schädliche Links oder Anhänge zu klicken. Sie können damit auch vertrauliche Informationen wie Passwörter, Kreditkartennummern und Benutzernamen stehlen.
Inhaber kleiner Unternehmen sind beim E-Mail-Spoofing einem besonders hohen Risiko ausgesetzt. Hacker nehmen kleine Unternehmen ins Visier, weil sie wissen, dass deren Systeme oft weniger gut geschützt sind. Damit sind sie leichtere Ziele als größere Organisationen mit ausgefeilteren Cybersicherheitsprotokollen.
Der beste Schutz vor E-Mail-Spoofing sind E-Mail-Sicherheitsprotokolle und -Tools. Mit einem sicher konfigurierten Mailserver können Unternehmen verhindern, dass Hacker ihre E-Mails abfangen. Auch ein E-Mail-Verschlüsselungsdienst kann helfen, damit E-Mails unterwegs weder gelesen noch manipuliert werden können.
Unternehmen sollten eingehende E-Mails zudem prüfen, bevor sie auf Links klicken oder Anhänge öffnen, und alle Programme und Betriebssysteme mit den neuesten Sicherheitsupdates auf dem aktuellen Stand halten. Schließlich sollten Inhaber kleiner Unternehmen die Einführung der Zwei-Faktor-Authentifizierung für E-Mail-Konten in Betracht ziehen, um Hackern den Zugriff zu erschweren.
Malware-Infektionen
Malware sind Computerprogramme oder Codefragmente, die Geräten und ihren Daten Schaden zufügen können. Für Inhaber kleiner Unternehmen stellt sie ein E-Mail-Sicherheitsrisiko dar, weil Kriminelle über schädliche E-Mails an sensible Informationen wie die Kreditkartennummern von Kunden oder Personalunterlagen gelangen können.
Eine Möglichkeit, sich vor Malware zu schützen, ist das E-Mail-Scanning, bei dem eingehende und ausgehende E-Mails auf schädliche Links oder Anhänge untersucht werden. Wird eine schädliche Datei erkannt, lässt sich verhindern, dass sie ins System gelangt, und so das Infektionsrisiko minimieren.
Inhaber kleiner Unternehmen sollten außerdem auf all ihren Geräten Antivirensoftware einsetzen – sie hilft, unbemerkt heruntergeladene schädliche Anwendungen zu erkennen. Ebenso wichtig ist es, alle Programme mit den neuesten Sicherheitsupdates aktuell zu halten, denn manche Viren nutzen Schwachstellen in veralteten Softwareversionen aus.
Ransomware-Angriffe
Ransomware ist Schadsoftware, die den Zugriff auf Computerdaten sperrt, um Geld zu erpressen, bis ein Lösegeld gezahlt wird. Inhaber kleiner Unternehmen sollten dieses E-Mail-Sicherheitsrisiko kennen, da es immer häufiger auftritt (und oft schwerwiegende Folgen bis hin zur Insolvenz haben kann). Besonders gefährlich ist Ransomware, weil sie viele Formen annehmen und aus unterschiedlichen Quellen stammen kann, was die Abwehr erschwert.
Ransomware wird typischerweise über Phishing-E-Mails oder schädliche, legitim wirkende Links verbreitet. Wird darauf geklickt, verschlüsselt die Schadsoftware alle Dateien auf der Festplatte, sodass Sie nicht mehr auf Ihre Daten zugreifen können, solange Sie das Lösegeld nicht zahlen. Einmal installiert, kann sich die Ransomware auch auf andere Geräte im Netzwerk ausbreiten.
„Um Ransomware-Angriffen vorzubeugen, sollten Inhaber kleiner Unternehmen einen umfassenden Backup- und Wiederherstellungsplan in Betracht ziehen“, sagt Tom Golubovich, Leiter Marketing und Medienbeziehungen bei Ninja Transfers. „Regelmäßige Backups Ihrer Dateien stellen sicher, dass Sie bei einem Ransomware-Angriff weiterhin Zugriff auf alle Ihre Daten haben und sie schnell wiederherstellen können.“
Am besten schützen Sie sich und Ihr Unternehmen vor Ransomware, indem Sie proaktiv für Sicherheit sorgen. Das heißt: regelmäßig nach möglichen Bedrohungen suchen und Ihre Software mit den neuesten Patches und Sicherheitsupdates aktualisieren.
Außerdem ist es entscheidend, dass alle in Ihrer Organisation wissen, wie Phishing-E-Mails funktionieren und wie man sie erkennt, bevor man auf verdächtige Links klickt oder E-Mail-Anhänge öffnet. Eine gute Schulung der Mitarbeiter trägt viel dazu bei, das Risiko von Ransomware-Angriffen in der Organisation zu senken.
Ungesicherte WLAN-Verbindungen
Ungesicherte WLAN-Verbindungen erfordern kein Passwort für den Internetzugang. Man findet sie häufig in Cafés, Hotels, Flughäfen und anderen öffentlichen Orten. So bequem und kostenlos sie auch erscheinen mögen, gerade wenn man ein Unternehmen gerade erst gründet: Ungesicherte WLAN-Verbindungen sind ein ernstes Sicherheitsrisiko für Kleinunternehmer, die E-Mails senden oder empfangen.
Wenn Sie eine ungesicherte Verbindung nutzen, senden Sie alle darüber laufenden Daten gewissermaßen offen in die Umgebung. Jeder mit böswilligen Absichten kann sie also leicht abhören und vertrauliche Informationen wie Passwörter und Kontonummern stehlen.
Schlimmer noch: Da diese Art von Angriff über eine drahtlose Verbindung erfolgt, kann der Hacker auf sensible Daten zugreifen, auch wenn er nicht direkt neben Ihnen sitzt – er muss sich nur in Reichweite desselben ungesicherten Netzwerks befinden.
Inhaber kleiner Unternehmen schützen sich am besten vor solchen Angriffen, indem sie nach Möglichkeit gesicherte WLAN-Netzwerke nutzen. Suchen Sie nach Netzwerken, die vor dem Zugang ein Passwort verlangen. Bei ihnen ist in der Regel eine Verschlüsselung aktiviert, sodass gesendete und empfangene Daten vor neugierigen Blicken geschützt sind.
Erwägen Sie außerdem, in öffentlichen WLAN-Netzwerken einen VPN-Dienst (Virtual Private Network) zu nutzen – er verschlüsselt Ihre Online-Aktivitäten zusätzlich und bietet so eine weitere Sicherheitsebene. Senden Sie vertrauliche E-Mails schließlich nur über ein sicheres Netzwerk oder einen E-Mail-Anbieter mit Verschlüsselung, damit Ihre Nachrichten so gut wie möglich geschützt sind.
Insider-Bedrohungen
Unter Insider-Bedrohungen versteht man jede böswillige Handlung eines Mitarbeiters oder einer anderen Person mit Insiderzugang zum Unternehmen. Sie gehören zu den größten E-Mail-Sicherheitsrisiken für Inhaber kleiner Unternehmen, die mangels Ressourcen und Erfahrung im Umgang mit solchen Bedrohungen leicht auszunutzen sind. Insider-Bedrohungen reichen von Datenlecks, gestohlenen Passwörtern und Malware-Angriffen bis hin zu unzufriedenen Mitarbeitern, die vertrauliche Informationen weitergeben.
Kleine Unternehmen können sich mit starken Systemen zur Multi-Faktor-Authentifizierung vor solchen Bedrohungen schützen. Diese Systeme schützen das E-Mail-System der Organisation vor unbefugtem Zugriff, indem Nutzer mehrere Nachweise erbringen müssen, bevor sie auf vertrauliche Daten zugreifen können.
Dazu kann die Zwei-Faktor-Authentifizierung gehören, bei der der Nutzer neben Benutzername und Passwort einen Einmalcode eingeben muss, den er per SMS oder E-Mail erhält.
Darüber hinaus sollten Unternehmen fundierte Verhaltensrichtlinien für ihre Mitarbeiter haben. Diese sollten klar regeln, welche Informationen Mitarbeiter an Außenstehende weitergeben dürfen und welche Tätigkeiten am Arbeitsplatz verboten sind. Unternehmen sollten zudem ihre E-Mails und das Verhalten der Mitarbeiter regelmäßig überwachen, um verdächtige Aktivitäten schnell zu erkennen.
Jarret Austin, Inhaber von Bankruptcy Canada, sagt: „Für Unternehmen ist es grundlegend, E-Mail-Sicherheit als Priorität zu behandeln. Sie brauchen die richtigen Tools, Richtlinien und Verfahren, um sich vor böswilligen Bedrohungen zu schützen. Langfristig lohnt es sich, zusätzliche Zeit und Mühe in die Sicherheit der E-Mails zu investieren.“
Klug ist es auch, in Softwarelösungen zu investieren, die speziell zur Erkennung von Insider-Bedrohungen entwickelt wurden, etwa Tools zur Data Loss Prevention (DLP). DLP-Tools helfen Organisationen, die unsachgemäße Nutzung sensibler Daten oder den unbefugten Zugriff darauf zu erkennen.
Schlechter Umgang mit Passwörtern
Ein schlechter Umgang mit Passwörtern ist ein ernstes E-Mail-Sicherheitsrisiko, das Inhaber kleiner Unternehmen nicht auf die leichte Schulter nehmen sollten. Gemeint sind schwache Passwörter, das Teilen von Passwörtern und die Verwendung desselben Passworts für mehrere Konten. Das erhöht das Risiko eines unbefugten Zugriffs auf vertrauliche Daten und kann für Unternehmen jeder Größe schwerwiegende Folgen haben.
Schwache Passwörter sind leicht zu erraten und nicht sicher genug, um sensible Informationen zu schützen. Typische Beispiele sind persönliche Angaben wie das Geburtsdatum oder der Name des Haustiers oder einfache Zeichenfolgen wie „passwort“ oder „12345“. Auch das Teilen von Passwörtern mit Personen, die sie nicht benötigen, erhöht die Sicherheitsrisiken.
Zum Schutz vor solchen Bedrohungen sollten Inhaber kleiner Unternehmen stets starke Passwörter verwenden und sie niemals mit Personen teilen, denen sie nicht vertrauen. Starke Passwörter bestehen aus mindestens 12 Zeichen, darunter Buchstaben (Groß- und Kleinbuchstaben), Zahlen, Sonderzeichen und Leerzeichen. Ebenso wichtig ist es, für jedes Konto ein anderes Passwort zu verwenden, damit die Kompromittierung eines Kontos nicht auch die anderen gefährdet.
Außerdem ist es ratsam, wo immer möglich die Zwei-Faktor-Authentifizierung zu aktivieren, da sie eine zusätzliche Schutzebene bietet, falls doch jemand das Passwort errät. Schließlich sollten Inhaber kleiner Unternehmen dafür sorgen, dass ihre Antivirensoftware aktuell ist, und regelmäßig nach Schadsoftware suchen lassen, die versuchen könnte, ihre Daten zu stehlen oder ihre Konten zu kapern.
Fazit
Inhaber kleiner Unternehmen sind beim Thema E-Mail zahlreichen Sicherheitsrisiken ausgesetzt, können ihre Organisation mit den richtigen Strategien aber davor schützen. Mit starken Authentifizierungssystemen, passenden Richtlinien für Mitarbeiter, Investitionen in Erkennungstools und regelmäßigen Sicherheitsschulungen tragen sie dazu bei, dass ihre vertraulichen Daten sicher bleiben. Diese Schritte helfen kleinen Unternehmen, ihre E-Mail-Kommunikation zu sichern und sich vor böswilligen Angriffen zu schützen.