E-Mails sind für Textnachrichten konzipiert; Anhänge werden lediglich an die E-Mail „angehängt“. Aus diesem Grund begrenzt jeder E-Mail-Server die Größe einer E-Mail, und es empfiehlt sich, große Dateien lieber als Download-Link zu versenden.

Warum gibt es ein Anhangslimit?

• Zwei Server entscheiden: Die E-Mail muss sowohl vom Server des Absenders als auch vom Server des Empfängers angenommen werden. Wenn bei einem der beiden Server das Limit unterschritten wird, kommt die E-Mail nicht an, und der Absender erhält eine Fehlermeldung wie „message size exceeds“.
• Der Anhang in der E-Mail wird größer: Das E-Mail-Programm kodiert die angehängte Datei in Text (Base64), wodurch sich deren Größe um etwa ein Drittel erhöht. Aus einer 20-MB-Datei wird somit eine E-Mail mit einer Größe von ca. 27 MB.
• Das Limit variiert je nach Anbieter: Bei großen E-Mail-Anbietern liegt es in der Regel bei etwa 20–25 MB, ein Unternehmensserver kann jedoch auch ein geringeres Limit zulassen.
• Auch das Postfach füllt sich: Jeder große Anhang belegt sowohl im Ordner „Gesendet“ des Absenders als auch im Postfach des Empfängers Speicherplatz. In einem separaten Artikel haben wir darüber berichtet, wie groß das Postfach ist und wie Sie darin Speicherplatz freigeben können.

1. Cloud-basierte Dateifreigabe

Die einfachste Lösung: Laden Sie die Datei in einen Cloud-Speicher (Google Drive, OneDrive, Dropbox) oder auf einen Dateiübertragungsdienst (z. B. WeTransfer) hoch und fügen Sie in die E-Mail lediglich den Download-Link ein.

• Legen Sie fest, wer den Link öffnen darf (jeder, der ihn hat, oder nur die angegebenen Empfänger).
• Bitte geben Sie nach Möglichkeit eine Ablaufzeit an und löschen Sie die Datei nach dem Herunterladen.
• Gmail und Outlook bieten selbst an, zu große Anhänge in ihren eigenen Cloud-Speicher hochzuladen.

2. Hochladen auf Ihren eigenen Speicherplatz

Wenn Sie über Webhosting verfügen, können Sie die Datei mit dem Dateimanager oder per SFTP in einen separaten Ordner hochladen und anschließend die Webadresse dieses Ordners weiterleiten. Ein solcher Link ist für jeden zugänglich, der ihn kennt. Daher:

• Geben Sie dem Ordner einen Namen, der nicht leicht zu erraten ist,
• Schützen Sie diesen mit einem Passwort; die entsprechenden Schritte in cPanel werden in unserem Artikel zum Thema „Passwortschutz für Verzeichnisse“ beschrieben,
• Bitte löschen Sie die Datei nach dem Herunterladen.

3. Komprimierung

Ein ZIP- oder 7z-Archiv fasst viele Dateien zusammen und komprimiert Textdokumente sowie Tabellen erheblich. Bei bereits komprimierten Formaten (JPG, MP4, PDF, DOCX) ist der Platzgewinn hingegen kaum nennenswert. 7-Zip kann ein großes Archiv auch in mehrere kleinere Teile aufteilen, doch der Empfänger muss alle Teile erhalten und entpacken können; daher ist dies eher eine letzte Lösung.

4. Regelmäßiger Austausch per SFTP

Wenn Sie regelmäßig große Dateien (Druckvorlagen, Videos, Datenbank-Backups) mit einem Partner austauschen, ist SFTP die zuverlässigste Methode: Es gibt keine Größenbeschränkung, unterbrochene Übertragungen können fortgesetzt werden und die Verbindung ist verschlüsselt. Zu diesem Zweck empfiehlt es sich, auf dem Server einen separaten Benutzer anzulegen, der nur Zugriff auf einen einzigen Ordner hat; der Partner benötigt hingegen ein SFTP-Client-Programm (beispielsweise FileZilla oder WinSCP).

Vertrauliche Dateien

Veröffentlichen Sie keine personenbezogenen Daten, Verträge oder Finanzdokumente über einen öffentlichen Link. Verwenden Sie ein passwortgeschütztes, verschlüsseltes Archiv (7-Zip mit AES-256-Verschlüsselung) und übermitteln Sie das Passwort nicht in derselben E-Mail, sondern über einen anderen Kanal, beispielsweise per Telefon oder SMS.

Häufige Fehler

• Der Empfänger erhält die E-Mail nicht, und der Absender bemerkt die Fehlermeldung nicht: Überprüfen Sie bei großen Anhängen, ob die E-Mail möglicherweise zurückgeschickt wurde.
• Abgelaufener oder nicht autorisierter Link: Öffnen Sie den Link vor dem Absenden in einem privaten Browserfenster.
• Mehrere große E-Mails hintereinander: Das Postfach des Empfängers kann voll werden und nimmt dann keine weiteren E-Mails mehr entgegen.

Bei unseren E-Mail-Hosting-Paketen können Sie zwischen 5 und 100 GB Speicherplatz wählen, sodass auch E-Mails mit Anhängen problemlos Platz finden.