E-pošta je narejena za besedilna sporočila, priloga pa sporočilu le „sede na hrbet”. Zato vsak poštni strežnik omejuje velikost sporočila, velike datoteke pa je bolje poslati kot povezavo za prenos.

Zakaj obstaja omejitev prilog?

• Odločata dva strežnika: sporočilo mora sprejeti strežnik pošiljatelja in strežnik prejemnika. Če je omejitev pri katerem koli manjša, sporočilo ne prispe, pošiljatelj pa prejme sporočilo o napaki tipa „message size exceeds”.
• Priloga je v sporočilu večja: pripeto datoteko poštni program kodira v besedilo (Base64), kar njeno velikost poveča za približno tretjino. Iz 20 MB velike datoteke tako nastane približno 27 MB veliko sporočilo.
• Omejitev se razlikuje od ponudnika do ponudnika: pri velikih ponudnikih e-pošte je običajno okoli 20–25 MB, poslovni strežnik pa lahko sprejme tudi manj.
• Tudi poštni predal se polni: vsaka velika priloga zaseda prostor v mapi Poslano pošiljatelja in v poštnem predalu prejemnika. O tem, kako velik je poštni predal in kako v njem sprostiš prostor, smo pisali v ločenem članku.

1. Deljenje datotek v oblaku

Najpreprostejša rešitev: datoteko naloži v oblak (Google Drive, OneDrive, Dropbox) ali v storitev za pošiljanje datotek (na primer WeTransfer), v sporočilo pa napiši le povezavo za prenos.

• Nastavi, kdo lahko odpre povezavo (kdor koli, ki jo ima, ali le navedeni prejemniki).
• Če je mogoče, nastavi rok veljavnosti in datoteko po prenosu izbriši.
• Gmail in Outlook preveliko prilogo sama ponudita naložiti v svoj oblak.

2. Nalaganje na lastno gostovanje

Če imaš spletno gostovanje, lahko datoteko z upraviteljem datotek ali prek SFTP naložiš v ločeno mapo in pošlješ spletni naslov mape. Takšna povezava je dostopna vsakomur, ki jo pozna, zato:

• mapi daj težko uganljivo ime,
• zaščiti jo z geslom; korake v cPanelu opisuje naš članek o zaščiti imenika z geslom,
• po prenosu datoteko izbriši.

3. Stiskanje

Arhiv ZIP ali 7z združi veliko datotek v eno, besedilne dokumente in preglednice pa znatno zmanjša. Pri že stisnjenih oblikah (JPG, MP4, PDF, DOCX) pa skoraj nič ne pridobi. 7-Zip lahko velik arhiv razdeli tudi na več manjših delov, vendar mora prejemnik prejeti vse dele in jih znati razširiti, zato je to bolj zadnja možnost.

4. SFTP za redno izmenjavo

Če si s partnerjem redno izmenjujeta velike datoteke (tiskarsko gradivo, videoposnetke, varnostne kopije podatkovnih baz), je SFTP najzanesljivejši: nima omejitve velikosti, prekinjen prenos je mogoče nadaljevati, povezava pa je šifrirana. Za to je dobro na strežniku ustvariti ločenega uporabnika, ki ima dostop le do ene mape, partner pa potrebuje odjemalski program SFTP (na primer FileZilla ali WinSCP).

Zaupne datoteke

Osebnih podatkov, pogodb ali finančnih dokumentov ne objavljaj na javni povezavi. Uporabi z geslom zaščiten, šifriran arhiv (7-Zip s šifriranjem AES-256), geslo pa predaj po drugem kanalu, ne v istem sporočilu, na primer po telefonu ali SMS.

Pogoste napake

• Prejemnik ne prejme sporočila, pošiljatelj pa sporočila o napaki ne opazi: po veliki prilogi preveri, ali se sporočilo ni vrnilo.
• Potekla povezava ali povezava brez dovoljenja: pred pošiljanjem povezavo odpri v zasebnem oknu brskalnika.
• Več velikih sporočil zapored: prejemnikov poštni predal se lahko napolni in nadaljnjih sporočil ne sprejme več.

V naših paketih e-poštnega gostovanja lahko izbiraš med 5 in 100 GB prostora, zato je dovolj prostora tudi za sporočila s prilogami.