Rengeteg vállalkozás még mindig ingyenes üzenetküldő szolgáltatásokat használ elektronikus levelezésének bonyolításához. Márpedig egy céges email cím olyan előnyöket adhat a vállalkozások kezébe, amire korábban talán nem is gondoltak volna!
Sokan azonban nem tudják, hogy miként lehet saját céges email címük. A közhiedelemmel ellentétben ehhez nem feltétlenül kell weboldalt kapcsolni, hiszen ezért vannak az email tárhelyek, amelyek kizárólag az üzleti levelezés kezelését biztosítják professzionális alapon.
Hogyan lehet céges email címünk?
Egy céges email cím létrehozásának a feltétele, hogy legyen egy saját email tárhelyünk, valamint egy hozzá kapcsolódó domain név, ami lehetőleg tevékenységünkhöz vagy cégünk nevéhez kapcsolódik.
Így érhetünk el olyan céges email címet, mint például az info@encegem.hu, ami azon túl, hogy sokkal komolyabb hatást nyújt, mindemellett számos más előnnyel rendelkezik még.
Ha Ön is szeretne céges email címet, kattintson a következő linkre: email tárhely.
Milyen a jó email tárhely?
Ahhoz azonban, hogy valóban professzionális megoldást kapjunk, nagyon fontos jó email tárhelyet választani. Hogy milyen funkciókkal kell rendelkeznie feltétlenül egy ilyen szolgáltatásnak? Lássuk a legfontosabbakat:
- Bővíthetőség: Senki nem látja előre, hogy vállalkozása milyen ütemben bővül az elkövetkezendő években. A bővülés azonban hatással lesz az üzenetküldésekre is, azaz fontos, hogy egy email tárhely bármikor bővíthető legyen, így nem kell törölni korábbi levelezéseket ahhoz, hogy a céges kommunikáció akadálytalanul haladhasson tovább.
- Azonnali használhatóság: Nagyon lényeges egy email tárhely kapcsán, hogy a megvásárlást követően azonnal használatba tudjuk venni, azaz rögtön aktiválódjon, és ne kelljen rá napokat várnunk, hiszen minél előbb lesz céges email címünk, annál előbb élvezhetjük annak előnyös tulajdonságait.
- Rendelkezésre állás: A céges levelezés soha nem állhat le, vagy ha mégis, akkor nem hosszú időre. Válasszunk ezért olyan email tárhelyet a kommunikáció kiszolgálására, ami 99,9 százalékos SLA értékkel rendelkezik.
- Spam szűrés: A spamek rendkívül zavarók, sőt akadályozó tényezői is lehetnek a céges kommunikációnak – elvonhatják a figyelmet a fontos levelekről –, így csak olyan email tárhelyet válasszunk, ami rendelkezik spam szűrővel.
- Biztonsági mentés: A céges levelezések minden szempontból nagyon fontosak, ezért nem szabad a véletlenre bízni őket. Egy email tárhelynek ezért biztosítania kell a rendszeres, napi szintű biztonsági mentéseket ahhoz, hogy ilyesmi ne fordulhasson elő.
- Fontos kiegészítők: Egy jó email tárhely nemcsak a komplett céges levelezést szolgálhatja ki, de mindemellett fontos kiegészítőket is kínálhat a hatékony munkavégzéshez, így például közös naptárakkal és címtárakkal teheti könnyebbé a munkát.
Miért előnyös a céges email cím?
Bizonytalanok vagyunk a céges email cím előnyei kapcsán? Az alábbiakban összegyűjtöttük a legfőbb előnyeit, amelyek segíthetnek eldönteni ezt a kérdést:
- Professzionális megjelenés: Egy céges email legnagyobb előnye, hogy sokkal professzionálisabb és komolyabb megjelenést ad, mintha egy ingyenes levelezőt használnánk hozzá, ami csökkentheti a vásárlói bizalmat. Ezen felül a céges leveleket egyedi megjelenéssel, saját aláírásokkal, logókkal láthatjuk el pontosan úgy, mint a legnagyobbak.
- Növeli a hitelességet: Statisztikák igazolják, hogy a leendő ügyfelek és vásárlók sokkal nagyobb bizalommal és hajlandósággal írnak egy céges email címre, amely hivatalosnak tűnik. Egy Gmail fiók nem az, gondoljunk csak arra a tonnányi spamre, ami ilyen ingyenes levelezőkből érkezik!
- Segíti a brandépítést: Bár a brandépítés nagyon sok elemre épül, és a saját céges email csak egyetlen apró szelet a sok közül, mégis jelentős figyelmet kell szentelni neki, mert növelhetjük vele vállalkozásunk ismertségét.
- Nagyobb szervezeti biztonság: A szervezeti biztonság alapja a céges emailhasználat, amivel ellenőrizhetők a fiókok, növelhető az adatvédelem, kilépő munkavállalók esetében visszavonhatók a hozzáférések, újak esetén pedig friss, névre szóló postafiók hozható létre.
- Egységesebb kommunikáció: Nemcsak a komolyságot, hanem a céges struktúra átláthatóságát is növeli, ha minden munkatársnak saját céges email címe van. Sőt, ezzel a módszerrel jól elkülöníthetők az egyes részlegek is, például külön a központi, a vezetői vagy éppen a marketingosztály.
- Magasabb biztonság: Köztudott, hogy biztonsági szempontból az ingyenes levelezőrendszerek gyakran még a magánszemélyek igényeit sem tudják kielégíteni. Egy email tárhely azonban biztosítja például a spam szűrőket, a titkosításokat, a kétlépcsős azonosítást, a biztonsági mentéseket, így a vállalati levelezést sokkal magasabb védelemmel láthatjuk el.
- Integrálás a vállalati rendszerekkel: A széleskörű beállítási lehetőségek miatt a céges email címek jobban integrálhatók olyan üzleti alkalmazásokkal és vállalati rendszerekkel, mint a naptár, a projektmenedzsment, a CRM vagy a dokumentummegosztás, így a hatékonyságot is növeli.