A digitális világban az online jelenlét egy vállalkozás számára elengedhetetlen, hiszen egy jól felépített weboldal és a domainhez tartozó email alapvető fontosságú. Hogy miért?
Egyrészről azért, mert az email ma már az egyik legfontosabb kommunikációs eszköz, amelyen keresztül az ügyfelek és a partnerek elérnek egy vállalkozást, és egyenesen komolytalanná tehet még egy ismert céget is, ha ehhez ingyenes szolgáltatást választ.
Tapasztalataink szerint bár még mindig nagyon sok vállalkozás dolgozik ingyenes email tárhelyekkel, azonban egyre többen döbbennek rá az ebből fakadó hátrányokra, illetve arra is, hogy egy domainhez tartozó email egyáltalán nem jár kompromisszumokkal.
Éppen ellenkezőleg! Cikkünkben most megosztjuk veletek, hogy a jó email tárhely egy vállalkozás számára ugyanolyan fontos a sikerhez, mint a saját weboldal vagy a megfelelő domain.
## Mi az a domainhez tartozó email?
Kezdjük a sort rögtön a fogalmak tisztázásával. A domainhez tartozó email egy olyan speciális email cím, illetve email szolgáltatás, amely a saját vállalkozásunk domain nevét tartalmazza.
Példának okáért ilyen esetekben az email cím így néz ki: info@domainnev.hu
Azért fontos, mert az email, a levelezés ilyenkor szorosan összekapcsolódik a weboldalunkkal és a márkanevünkkel is, így a kommunikáció tekintetében sokkal professzionálisabb az összkép, sőt mindez a leendő vásárlók és ügyfelek számára egyaránt bizalmat sugall.
Hogy domainhez tartozó email címünk legyen, ahhoz elengedhetetlen egy email tárhely, amely nemcsak a helyet, hanem az erőforrásokat is biztosítja az elektronikus levelezés stabil és biztonságos működéséhez.
## A domainhez tartozó email előnyei
- Bizalmat ad az ügyfeleknek: Az ingyenes email címek (például a gmail végződésűek) könnyen hamisíthatók, visszaélhetnek velük az emberek, azonban a domainhez tartozó email címmel nem, ezért sokkal nagyobb bizalmat ad az ügyfelek számára.
- Segít a brandépítésben: Azon túl, hogy minden egyes elküldött levél vagy hírlevél hozzájárul a márkaépítéshez, a vállalkozás hivatalos email címének a megjelenése is segít abban, hogy a brand fokozatosan beépüljön a célcsoport köztudatába.
- Teljes szabadság: Az ingyenes email rengeteg kompromisszumot követelhet, egy saját email tárhely azonban teljes szabadságot ad a kezünkbe, rengeteg beállítással, spamszűréssel, részlegeknek dedikált saját email címekkel, egyedi megjelenéssel és így tovább.
- Biztonság és stabilitás: Egy saját email tárhely mindig kimagasló biztonságot és stabilitást ad a felhasználók kezébe, így biztosak lehetünk abban, hogy a belsős- vagy üzleti levelezések nem kerülnek harmadik fél birtokába.
- Bárhol, bármikor elérhető: A saját email tárhely is ugyanolyan kezelőfelülettel, telefonos applikációval és egyebekkel rendelkezhet, mint bármelyik ingyenes változata, így bárhol, bármikor elérhetővé teheti a céges levelezést.
## Hogyan működik az email tárhely?
Az email tárhely egy olyan szolgáltatás, amely külön erőforrást biztosít a céges levelezés számára, méghozzá biztonságos és gyors adatforgalom társaságában.
Az ilyen célzott tárhely képes kezelni a beérkező és a kimenő levelezést, a levelek és csatolmányok akár korlátlan tárolását, szinkronizálását, azaz maximálisan kiszolgálja a domainhez tartozó email címeket.
Egy email tárhelyhez ugyanis akár korlátlan mennyiségű email cím tartozhat, így például minden kollégához vagy részleghez saját email cím rendelhető, ami nemcsak megkönnyíti, de mindemellett profibbá és gördülékenyebbé is teszi a céges kommunikációt.
A szolgáltatók kínálatában különböző email tárhely csomagok érhetők el, amelyek főként a tárhely méretét és a létrehozható postafiókok számát befolyásolják, de kivétel nélkül jelentős technikai hátteret biztosítanak a vállalati kommunikáció számára.
## Mire figyeljünk egy email tárhely kiválasztásakor?
Egy jó email tárhely kiválasztásához számos tényezőt figyelembe kell venni, a legfontosabbak azonban kétségtelenül a következők:
- Tárhely mérete: Az email tárhely méretét minden esetben javasolt a vállalkozás méreteihez igazítani. A kisebb vállalkozások számára az 5-15 GB-os csomagok már elegendők, de egy nagyobb cég esetén a 35-50 GB sem tekinthető kevésnek.
- Postafiókok száma: Egy nagy email tárhely nem sokat ér, ha azt csak egy vagy két postafiókról lehet használni. A legjobb szolgáltatók korlátlan e-mail postafiók hozzáadását biztosítják az ügyfeleknek, ami a kisebb és a nagyobb cégeknek egyaránt lényeges lehet.
- Rendelkezésre állás: A rendelkezésre állást SLA név alatt kínálja a legtöbb szolgáltató, és soha ne érjük be kevesebbel, mint 99,9 százalékos ígérettel, hiszen a céges levelezés nem állhat le, nem szünetelhet.
- Biztonság: A biztonság soktényezős egyenlet az email tárhelyeknél. Lényeges például, hogy rendszeres legyen a biztonsági mentés, azt lehetőség szerint több helyen tárolják, de a spam szűrés, illetve annak skálázhatósága egyaránt fontos ebből a szempontból.
- Bővíthetőség: Egy jól működő vállalkozás mindig dinamikusan fejlődik, és előnyös, ha ezt az email tárhellyel is lehet követni, így a választáskor elengedhetetlent például olyan helyet választani, ahol garantálják a bővíthetőséget.
- Támogatás: A webtárhelyek esetében is fontos a szolgáltatás támogatása. Legyen gyors és hatékony az ügyfélszolgálat, illetve mindig elérhető, méghozzá emailben és telefonon egyaránt.