Az e-maileknek sokféle funkciója lehet, melyek közül a legfontosabb felhasználási mód az üzleti és a piaci a fogyasztókat kiszolgáló professzionális e-mail. Az e-maileken keresztüli marketing az értékesítésnek és a bevételek növelésének egyik legköltséghatékonyabb módja, mindemellett, az ügyfelekkel való kapcsolattartást is segíti. Meglehetősen sok időt és erőfeszítést igényel egy különleges, egyedi e-mail kampányt létrehozni, ezért nem árt, ha van a tarsolyunkban egy kis segítség is. Egy e-mail szolgáltató, vagy más néven ESP (E-Mail Service Provider), segíthet az üzleti leveleket előállítani, azokat egy adott ügyfélkörhöz eljuttatni, és mindemellett jövedelmező megoldásokhoz is hozzásegíthet.
Az ESP -nek köszönhetően részletes jelentést is kapunk az e-mail kampányunk eredményességéről. Az ilyen beszámolók részletesen tájékoztatnak a kézbesítés sikerességi arányáról , olvasási rátákról, valamint az átkattintási arányokról, sőt, még az érintett felhasználókat is azonosítja számunkra. A jó statisztikák elengedhetetlenül fontosak az ilyen típusú szolgáltatásban, hiszen e-mail kampányunk hatékonyságát ellenőrizhetjük vele.
Mielőtt e-mail szolgáltatót (ESP-t) választunk, fontoljuk meg a következőket:
- Saját IP-cím: Az IP cím, amelyről a levél elküldésre kerül, az e-mail eredetét jelöli. Ha egy szolgáltató osztott IP-címet használva továbbítja a leveleinket, akkor sok olyan spam-jelentést fogunk kapni, amelyek eredetileg egy másik ügyfelet érintenek . A közös IP címnek köszönhetően feketelistára kerülhetünk, megakadályozva ezzel az e-mailjeink kézbesítését. Nagyon fontos tehát megbizonyosodni arról, hogy a választott szolgáltató, biztosít-e saját IP-címet a számunkra.
- Költségek, büdzsé: nemcsak olyan szolgáltatóra van szükség, amely számos funkciót és alkalmazást kínál, valamint még megbízható is, hanem természetesen olyanra, amely beleillik a költségvetésünkbe is. Tehát, miután sorra vesszük a szolgáltatók kínálatát, készítsünk listát azokról, amelyek megfelelnek a követelményeinknek, és beleférnek a költségvetésünkbe is.
- Jó hírű, megbízható szolgáltató: Minden vállalkozásnak olyan szolgáltatóra van szüksége, amelyre hosszú távon lehet számítani, támaszkodni. A megbízhatatlan, kétes szolgáltatók nem állnak kapcsolatban olyan internetóriásokkal, mint pl. a Yahoo !, a Google vagy a Microsoft, tehát, csakis olyan szolgáltatót válasszunk, amely nagy szolgáltatókkal dolgozik együtt, így biztosítva számunkra, hogy az e-mailjeink nem fogják spamként végezni.
- Szolgáltatások: készítsünk egy listát a lehetséges e-mail szolgáltatókról , majd böngésszük át alaposan az általuk kínált szolgáltatásokat. Úgy válasszunk szolgáltatót, hogy az ne csak most, de a jövőben is szolgálni tudja vállalkozásunkat. Nem szükséges túl hosszú kívánságlistát összeállítani, azonban van néhány alapvető szolgáltatás, amelyekre mindenképpen szüksége lesz, mint pl. a közösségi média integráció, ütemtervek, kényelem és kezelhetőség, valamint a tracking-tools/ keresőeszközök. Olyan szolgáltatót válasszunk, amelyik nem sajnált akkreditációs és hitelesítési eszközökbe fektetni, így növelve az esélyét annak, hogy az elküldött e-mailek a rendeltetési helyükön landoljanak.
- Az ügyfélszolgálat: Mivel az ügyfélszolgálat minden cégnél kiemelkedő fontossággal bír, olyan szolgáltatót válasszunk, amely kiváló támogatási csoporttal rendelkezik, hogy felmerülő kérdések és problémák esetén, tudjunk kihez fordulni. Egy jó szolgáltató (ESP) mind online-, mind telefonos ügyfélszolgálatot is biztosít az ügyfelek számára.
- Infrastruktúra: Mindenképpen járjunk utána, hogy a kiszemelt szolgáltató rendelkezik-e legalább kettő, biztonságos és nagy sebességű, valamint több forrású internet-kapcsolattal, ez fogja ugyanis szavatolni számunkra a megbízhatóságot.