Az e-mail aláírás egy előre beállított szövegblokk (gyakran névvel, elérhetőséggel, céges logóval), amely automatikusan hozzáfűződik minden általunk küldött levélhez, professzionálisabb megjelenést kölcsönözve levelezésünknek.
Beállítás Roundcube webmailben
- Jelentkezzünk be a Roundcube webmail felületére.
- Kattintsunk a Beállítások (fogaskerék ikon) menüpontra.
- Válasszuk az “Azonosságok” (“Identities”) menüpontot, majd válasszuk ki a szerkeszteni kívánt e-mail címünket.
- Az “Aláírás” (“Signature”) mezőbe írjuk be a kívánt szöveget, igény szerint HTML formázással (félkövér, színek, logó).
- Mentsük el a beállítást.
Beállítás levelezőkliensekben
- Outlook: Fájl → Beállítások → Levelezés → Aláírások menüpont alatt hozható létre és rendelhető alapértelmezett aláírásként új levelekhez és válaszokhoz.
- Thunderbird: Fiókbeállítások → az adott fiók → “Aláírás szövege” mezőben állítható be.
- Apple Mail: Beállítások → Aláírások fülön kezelhető, akár fiókonként eltérő aláírással.
Mit érdemes tartalmaznia?
Egy jó professzionális aláírás jellemzően tartalmazza a teljes nevet, beosztást, cégnevet, elérhetőségi adatokat (telefonszám, weboldal) és opcionálisan a cég logóját. Kerüljük a túl sok grafikai elemet vagy nagyméretű képet, mivel ez megnövelheti a kimenő levelek méretét, és egyes levelezőrendszerek spamként kezelhetik.
Céges egységesítés
Vállalati környezetben érdemes minden munkatárs aláírását egységes sablon alapján kialakítani, hogy a cég arculata konzisztens maradjon a kifelé küldött levelezésben.
